Tässä ohjeessa esitellään esimerkkien kautta, kuinka pääset Tuntinetin käytössä alkuun ja kuinka sen perustoimintoja käytetään.

Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222

Velhot

Perustietovelho

Ensimmäisellä kirjautumiskerralla käynnistyy Tuntinetin pika-asennustoiminto perustietovelhon muodossa. Velho ohjaa sinua ensimmäisten tietojen syöttämisessä järjestelmään. Jos joudut keskeyttämään velhon, voit aina palata siihen myöhemmin. Kaikki tiedot tallentuvat heti, mutta joka hetki voi palata taemmas korjaamaan niitä, ja voit myös siirtyä velhon eri osioiden välillä. Yksityiskohtaiset ohjeet velhon kulloisestakin sivuista löytyvät klikkaamalla Lue ohje -painiketta.

Perustietovelhossa lisätään yrityksen perustietoja kuten nimi ja yhteystiedot. Tämän lisäksi perustietovelhossa voidaan lisätä joitakin palkanlaskenta-asetuksia sekä yrityksen oma logo, joka näkyy Tuntinetissä vasemmassa yläreunassa.

Yksikkövelho

Yksikkövelhossa voit määrittää yrityksen rakenteen. Tuntinetissä yritys koostuu yksiköistä, jotka voivat edustaa esimerkiksi yrityksesi toimipisteitä ja niiden osastoja. Yksikköjä voi järjestää toistensa alaisuuteen miten vain on loogista yrityksesi kannalta.

Yksiköiden järjestäminen

Puukaavio esittää mahdollisia malleja yrityksen rakenteelle.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Uuden yksikön luominen

Painetaan Luo uusi yksikkö -painiketta, mikä aloittaa uuden yksikön luomisprosessin.

Kirjoitetaan ensin uuden yksikön nimi ja valitaan halutaanko, että työtunnit kirjataan suoraan kyseiseen työpisteeseen.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin painamalla Seuraava -painiketta.

Avautuvassa näkymässä sijoitetaan vastanimetty yksikkö yrityksen rakenteeseen.

Tuntinetti on luonut valmiiksi yhden yksikön rakenteen perustasolle. Yksiköllä on yrityksen nimi. Uusia yksiköitä voidaan luoda tämän yksikön alaisuuteen tai päätasolle sen viereen.

Voit sijoittaa uuden yksikön klikkaamalla radionappia sen yksikön vieressä, jonka alaisuuteen uusi yksikkö tulee.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin painamalla Seuraava -painiketta.

Vastaluotu yksikkö on nyt paikallaan puurakenteessa.

Yksikön muokkaaminen ja poistaminen

Tällä sivulla voit myös muokata yrityksen rakennetta raahaamalla hiirellä yksikköjä toistensa alaisuuteen tai päätasolle.

Voit myös muokata ja poistaa olemassaolevia yksiköitä asianmukaisesti nimetyillä painikkeilla.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Työntekijävelho

Työntekijävelhossa lisätään työntekijöitä, jotka myös tulevat Tuntinetin käyttäjiksi.

Tuntinetti on luonut rekisteröitymistietojen perusteella valmiiksi yhden työntekijän, joka on nimetty Tuntinettiin rekisteröityessä annettujen tietojen perusteella.

Uuden työntekijän lisääminen

Painetaan Luo uusi työntekijä -painiketta, mikä aloittaa uuden työntekijän luomisprosessin. Prosessin ensimmäisessä vaiheessa tehdään seuraavat valinnat:

• Kirjoitetaan työntekijän nimi.

• Valitaan kieli, jolla työntekijä käyttää Tuntinettiä.

• Syötetään sähköpostiosoite, jolla työntekijään pidetään järjestelmässä yhteyttä.

• Työntekijälle voi lähettää heti sähköpostitse kutsun käyttämään Tuntinettiä.

• Tuntierittely-kohdasta valitaan, tarvitseeko työntekijän eritellä päivittäin työpäivänsä työtehtävät ja mahdolliset kulut. Muutoin järjestelmä tulee pyytämään vain työajat, mikä sopii rutiinimaisempiin töihin.

Työntekijöitä voi tässä näkymässä luoda lisää Luo uusi työntekijä -painikkeella sekä tarvittaessa poistaa lisättyjä työntekijöitä  Poista -painikkeella.

Kun perustiedot on täytetty, siirrytään seuraavalle sivulle valitsemalla Seuraava -painike.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Tällä sivulla työntekijät sijoitetaan yksiköihin. Huomaa, että sijoittelun merkitys on etupäässä jäsentävä, eikä työntekijöiden täydy työskennellä aina oman yksikkönsä työkohteissa. Työntekijöille asetetaan myös heidän valtuuksiensa eli käyttöoikeuksiensa laajuus. 

Valitaan työntekijälle yksikkö. Valitsemalla Muokkaa yrityksen rakennetta, on mahdollista myös luoda uusi yksikkö.

Työntekijällä voi olla peruskäyttäjän, pääkäyttäjän tai esihenkilön valtuudet. Peruskäyttäjä voi hallita omia työaikakirjauksiaan, lomasuunnitelmiaan ja henkilökohtaisia asetuksiaan. Esihenkilö voi tavallisesti hallita niitä kokonaisen yksikön laajuisesti mahdollisesti mukaanlukien alayksiköt. Pääkäyttäjä voi hallita kaikkea tietoa Tuntinetissä. Valtuudet valikosta voidaan työntekijälle valita perus- tai pääkäyttäjän valtuudet. Esihenkilön valtuudet saadaan valitsemalla ensin peruskäyttäjän valtuudet ja ohesta Myönnä lisää valtuuksia. Esihenkilövaltuuksia voi näet myöntää useaan yksikköön samalle henkilölle ja niitä voi myöhemmin muokata yksityiskohtaisesti. Valitaan työnteikijän valtuudet ja siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava -painike.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Tällä sivulla määritetään työntekijöiden työsopimukset: sopimuksen voimaanastuminen, TES, työajat ja palkkaus.

Ikkunassa tehdään seuraavat valinnat:

• Syötetään työsopimuksen voimaanastumispäivä. Sen voi myös hakea kalenterivalikosta.

• Valitaan työehtosopimus. Valikoima on laaja, ja jos sopiva puuttuu, voit valita "Jos muu, niin kerro mikä" ja syöttää haluamasi. Tällöin asiakaspalvelumme tulee syöttämään sen järjestelmään ja ilmoittamaan siitä sähköpostitse.

• Työaikamuoto -kentät täyttyvät valitun TES:n perusteella. Niitä voidaan tarvittaessa myös muokata. Tällä kertaa ne kelpaavat sellaisinaan.

• Seuraavaksi syötetään palkkatiedot. Mikäli ei katsota tarpeelliseksi käyttää Tuntinetin palkanlaskentatoimintoja, pelkkä palkkaustapa-tieto riittää (tuntipalkka / kuukausipalkka / laskutus).

• Hammasratas -ikonin kautta päästään tarvittaessa säätämään lisätietoja, mm. työsuhde-etuja.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava -painike.

Viimeisellä sivulla on yhteenveto luoduista työntekijöistä.

Työkohdevelho

Työkohdevelhossa määritetään työkohteita yrityksen yksiköihin sekä työkohteisiin liittyviä työtehtäviä, kululajeja ja asiakkaita. Lisäksi työkohteille voidaan nimittää työntekijöitä.

Ylimpänä on kaavio yrityksen yksiköistä. Lisäksi näkyvillä ovat kunkin yksikön alle luodut työkohteet. Työkohteita voi siirtää yksiköstä toiseen hiirellä raahaten.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Uuden työkohteen luominen

Luodaan yksi esimerkkityökohde valitsemalla Luo uusi työkohde -painike.

Prosessin ensimmäisessä vaiheessa tehdään seuraavat valinnat:

• Syötetään työkohteen nimi.

• Valitaan työkohteen ajallinen rakenne. Projektiluontoinen merkitsee, että työkohteella on alku- ja loppuhetki. Palveluluontoinen työkohde puolestaan on aina voimassa.

• Haluttaessa voidaan määrätä työkohteelle tuntihinta, projektiluontoiselle myös kokonaishinta-arvio.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava -painike.

Tällä sivulla valitaan, minkä yksikön alle uusi työkohde tulee.

Valinta tehdään klikkaamalla radionappulaa.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraavana Asiakasvelho > -painike.

Asiakasvelho

Tällä sivulla voidaan liittää työkohteeseen asiakkaita. Niin tehdään, mikäli työkohteeseen liittyvä työ laskutetaan asiakkailta, ja tuntikirjaukset tehdystä työstä on tarpeen eritellä asiakkaittain. Järjestelmä muistaa kerran luodut asiakkaat ja heidät voi tarpeen mukaan liittää muihinkin työkohteisiin.

Valitaan, liitetäänkö työkohteeseen mahdollisesti kaikkien yksikön työkohteiden asiakkaat, yksikön alayksiköidenkin asiakkaat vai koko yrityksen työkohteiden asiakkaat. Ensimmäisellä vaihtoehdolla voidaan liittää asiakkaita yksitellen. Tehdään yksi esimerkkiasiakas.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Syötetään asiakkaan nimi ja tunnus. Tunnukseksi kirjoitetaan y-tunnus.

Syötetään vielä varalta sähköpostiosoite, jota eräät valinnaiset Tuntinetin toiminnot tarvitsevat.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Sen jälkeen siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava -painike.

Asiakas voidaan sijoittaa yksikölle tai työkohteelle. Sijoittaminen jäsentää asiakkaan järjestelmään, muttei rajoita hänen käyttöään missään yksikössä tai työkohteessa. Tässä ikkunassa tehdään sijoittaminen yksikölle ja seuraavassa työkohteelle.

Asiakas sijoitetaan yksikölle radionappulalla.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava -painike.

Seuraavaksi uusi asiakas voidaan sijoittaa työkohteille. Tämä tapahtuu valitsemalla rastin halutun työkohteen kohdalle. Asiakkaita voidaan myös sijoittaa useaan eri työkohteeseen.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Sitten siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraavana Työtehtävävelho > -painike

Työtehtävävelho

Tässä vaiheessa velho tarjoaa mahdollisuutta liittää työtehtäviä työkohteisiin. Työtehtäviä eritellään näin, mikäli on tarpeen laskuttaa niistä yksityiskohtaisesti tai niiden määrää tuntiraporteilla halutaan muusta syystä seurata tarkkaan.

Valitaan kyllä ja siirrytään eteenpäin.

Tässä ikkunassa syötetään työtehtävän perustiedot:

• Nimi (pakollinen)

• Tunnus (vapaavalintainen ja -muotoinen)

• Asiakkaalta laskutettava tuntihinta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin valitsemalla Seuraava -painike.

Tässä ikkunassa voidaan sijoittaa uusi työtehtävä työkohteelle.

Työtehtävä sijoitetaan työkohteille rastiruuduilla.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Mennään sitten eteenpäin klikkaamalla Seuraavana:Yhteenveto > -napista

Kululajivelho

Nyt velho tarjoaa mahdollisuutta liittää kululajeja työkohteisiin. Kululajit tarkoittavat juoksevia kuluja, kuten tarvikekuluja tai kilometrikorvauksia. Työkohteille merkittyjä kululajeja voi merkitä työaikakirjauksiin ja ne kulkevat sitä kautta mm. palkanlaskentaan.

Valitaan kyllä ja seuraava.

Uuden kululajin liittäminen työkohteeseen

Tällä sivulla syötetään uuden kululajin perustiedot:

• Kululajin nimi, joka on pakollinen.

• Seuraavaksi voidaan valita kululajin laajuus. Jätetään se valinnaiseksi.

• Valitaan, kuka saa tehdä merkintöjä tällä kululajilla: onko se kaikille vai vain esihenkilöille. Kululaji voi olla myös piilossa muilta kuin esihenkilöltä. Valitaan kululaji esihenkilöiden käytettäväksi.

• Valitaan oletetaanko kululajiin liittyvä kulukirjaus aina tehtävän työkohteen työaikakirjauksessa. Jätetään nyt valitsematta.

• Valitaan tuleeko kulukirjauksen oheen liittää aina selitys käytöstä. Tässä tapauksessa se ei tule kyseeseen.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Mennään eteenpäin Seuraava -painikkeella.

Kululajille annetaan lyhytnimi ja muut mahdolliset asetukset, sekä tarvittavat tiedot työaikaraportille.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Siirrytään eteenpäin Seuraava -painikkeella.

Tällä sivulla näkyy yhteenveto kululajeista ja liitetään kululajeja työkohteisiin.

Varmistetaan valintaruuduista, että oikeat kululajit tulevat valituiksi (rasti tarkoittaa, että kululaji on käytössä).

Muokkaa linkistä voidaan palata muokkaamaan kululajia, jos huomataan tiedoissa virhe.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Kun valinnat on tehty, siirrytään eteenpäin.

Työntekijöitä työkohteelle -velho

Tällä sivulla näkyvästä luettelosta valitaan työkohteelle työntekijöitä. Luettelo on samalla jäsennetty yksiköiden mukaan.

Rastimalla ruutuja valitaan halutut työntekijät.

Rastimalla oikean laidan valintaruudun voi antaa työntekijälle oikeuden kirjata koko työkohteen työntekijöiden tunnit, mikä on hyödyllistä työntekijälle jolla on tiiminvetäjän rooli.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Palataan työkohteiden yhteenvetoon valitsemalla Seuraavana Yhteenveto > -painike.

Työkohteeseen liittyy monia muuttujia, mutta sitä voidaan tarkastella kokonaisuutena yhteenvetosivulla.

Alaotsikkopalkkeja  klikkaamalla näkee yhteenvedon kustakin osa-alueesta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Tuntinetin rakenne

Tuntinetti on organisoitu teemoittain osa-alueiksi näiden välilehtien alle.

Ohjelmassa on paljon sisältöä, joten välilehdet on edelleen jäsennetty useammalle (ala)sivulle eli välilehdelle.

Käyttäjät

Käyttäjät > Työntekijät

Käyttäjät-välilehdellä käsitellään käyttäjien asetuksia. Siellä voidaan luoda uusia käyttäjiä ja muokata tai poistaa olemassaolevia käyttäjiä.

Harmaalla alueella on hakukenttiä, joissa määritetään työntekijä, jonka tiedot näkyvät alla valkoisella alueella.

Luodaan aivan uusi käyttäjä valitsemalla Luo uusi -painike.

Valkoinen alue on nyt tyhjennyt uuden käyttäjän tietojen syöttämistä varten.

Tuntinetti antaa usein muistutuksia ruudun yläosaan siitä, kuinka sitä käytetään oikein. Nyt tarvitaan vastaluodulle käyttäjälle ainakin nimi, yhteystiedot ja mahdolliset työsuhde- ja työsopimustiedot.

Lisäykset tietoihin varmennetaan Tallenna-painikkeesta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Kun työntekijällä on tallennettuna nimi, hänelle voidaan lisätä taitoja. Taidoilla voi ilmaista hänen osaamisensa eri työtehtävissä tai vaikka kielitaitoja. Taidot kirjaamalla helpotetaan työntekijöiden sijoittamista työtehtäviin.

Valitaan Muokkaa tekijän taitoja/pätevyyksiä -painike.

Esiin avautuu taitoluettelonäkymä. Taidot jäsennetään taitoryhmien alle.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

 Luodaan uusi taitoryhmä.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Ja sen alle uusi taito. Haluttaessa taidolle voidaan määrittää voimassaoloaika ja tarkempi lisäkuvaus.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Taito saadaan työntekijälle rastimalla.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Muistiinpanoissa ovat käyttäjää koskevat muistiinpanot. Ne voivat olla esim. työntekijää luonnehtivia huomioita tai häntä koskevia toistuvia muistutuksia. Huomiot näkyvät ja muistutukset lähetetään sähköpostikenttään merkityille työntekijöille (tyypillisesti esihenkilöille).

Asetetaan sitten työntekijä työkohteisiin.

Tässä selataan työkohteita yksiköittäin. Vasemmassa laatikossa ovat yksiköt ja oikeassa näkyvät valittujen yksikköjen työkohteet. Valintoja voi tehdä useampia shift- ja control-näppäinten avulla.

Työntekijä lisätään työkohteille Lisää käyttäjä valittuihin työkohteisiin -painikkeesta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Työntekijän työkohteilla on nyt alla asetusrivit. Täytetään niihin olennaiset tiedot.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Työntekijältä puuttuu verokortin tiedot. Luo verokortti -painikkeesta aukaistaan lomakeikkuna tietojen täyttämistä varten.

Täytetään lomake ja tallennetaan tiedot.

Valitaan Kertyneet lomat, liukumat ja maksumääräykset > -painike. Työntekijälle kertyneet ja kertyvät lomat merkitään tänne. (Huomaa: tuntisaldojen muutokset lähtösaldon jälkeen kannattaa tehdä myös tässä osiossa, koska siten niistä jää historia.)

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Luodaan yksi loma malliksi. 

Tietojen syöttämisen jälkeen on muistettava painaa tallenna-painikkeesta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Lähetetään lopuksi työntekijälle kutsu Tuntinetin käyttäjäksi. Viestin pääsee lähettämään kirjekuori ikonia painamalla.

Valitaan hänelle lähetettäväksi myös käyttäjätunnukset ja lähetetään viesti.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Rekrytointi

Seuraavassa selostetaan, kuinka voidaan hyväksyä työhakemus ja lisätä työnhakija työntekijäksi.

Rekrytointi > Työhakemukset

Rekrytointi-välilehdellä käsitellään työpaikkailmoituksia ja työhakemuksia.

Tietokantaan on tullut jo yksi työhakemus ja työpaikkahaastattelu on tehty. Ajetaan työhakemuksiin haku kyseisen hakemuksen näyttämiseksi, jotta voimme hyväksyä henkilön työntekijäksi. (Hakuehtoja ei ole nyt tarpeen muuttaa.)

Muutetaan hakemuksen tilaksi "rekrytoitu".

Kun Työsuhteessa -kohtaan pannaan rasti, hakija näkyy myös Käyttäjät-välilehdellä.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Työvuorot Suunnittelunäkymässä

Nimettömän vuoron perustaminen

Työvuorojen perustaminen on helppoa Tuntinetin Suunnittelunäkymässä. Työvuoroja voi perustaa myös tietämättä niiden tekijää.

Tällöin valitaan suunnittelunäkymästä "nimettömän vuorot" kohdalta haluttu päivä.

Avautuvassa ikkunassa voi luoda uuden avoimen vuoron halutuilla parametreillä.

Luotu vuoro näkyy suunnittelunäkymässä.

Toistuvan vuoron asettaminen

Vuorosta on mahdollista tehdä toistuva vuoro halutulle aikavälille vuoron asetuksista.

Valitaan toistumisasetusten painike.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Avautuvassa ikkunassa voi muokata ajastuksen toiston asetuksia yksityiskohtaisesti:

• Aseta haluttu ajanjakso, alkupvm ja loppupvm. Ajanjaksoon on mahdollista kirjoittaa lisätietoja esimerkiksi "6-12 Muista lukita ovet"

• Toistoväliin merkitään haluttu väli toistuvalle vuorolle.

• Sallitut päivät kohdasta voit rajata päiviä, joina vuoro voi olla.

  • _{Tällä voidaan rajata esim. tietyt juhlapyhät tai viikonloput pois}

• Lopuksi tallennetaan toistumisasetukset Tallenna-painikkeella.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Työvuoro näkyy nyt toistoasetusten mukaisilla päivillä.

Toistetut vuorot tunnistaa oikean ylänurkan nuoli-merkistä (

Tarvittaessa toistettavat vuorot voi poistaa kerralla "Poista"-painikkeella, jolloin niitä ei tarvitse poistaa kaikkia yksitellen. Poiston voi tehdä minkä tahansa toistettavan vuoron kohdalta. Kaikki muutkin muutokset mitä tehdään yhteen toistuvaan vuoroon koskee myös toisia samaan toistoon liittyviä vuoroja.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Lisää ohjeita toistuvista vuoroista sekä toinen tapa niiden luomiseen löytyy Toistuvat vuorot -välilehden ohjeista.

Työkohteet

Tuntinetissä työaika kirjataan työkohteittain. Jotta kirjaaminen olisi mahdollista, täytyy ensin luoda tarvittavat työkohteet sekä nimittää niihin työntekijät.

Työkohteen perustaminen

Käydään läpi uusien työkohteiden luominen ja tutustutaan niihin liittyviin asetuksiin. Lisäksi näytetään, kuinka kohteisiin liitetään asiakkaita, työntekijöitä ja työtehtäviä.

Työkohteen perustaminen onnistuu Työkohteet-välilehdeltä.

Välilehden avattuasi voit tarkastella jo olemassa olevia työkohteita kirjoittamalla niiden nimen pikahakukenttään. Vaihtoehtoisesti voit myös valita työkohteen yksikön, jonka jälkeen työkohde löytyy alla olevasta listasta. Suodatusvaihtoehdoista saat säädettyä kohteiden näkyvyyttä. Viereisestä päivämäärä-linkistä voit puolestaan suodattaa kohteita päivämäärän perusteella.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Luodaksesi uuden työkohteen valitse yksikkö, johon se liitetään. Jokainen työkohde tulee liittää johonkin yksikköön. Tätä valintaa ei tarvitse tehdä, jos yritystä ei ole jaettu yksiköihin. Uuden työkohteen voi luoda "Luo uusi"-painikkeella.

Vaihtoehtoisesti voit kopioida esillä olevan työkohteen tiedot uuden kohteen pohjaksi "Kopioi tämä pohjaksi"-painikkeella. On myös mahdollista luoda uusi työkohde ja samalla liittää siihen uusi henkilöasiakas sen omalla painikkeella.

Uuden työkohteen perustiedot

Ohjelma antaa ilmoituksen uuden työkohteen luomisesta. Jokaisella kohteella tulee olla nimi, muut tiedot ovat vapaaehtoisia. Tässä perustietoja, joita on mahdollista asettaa työkohteelle:

• Työkohteen nimi

• Työkohteen tunnus (Kellokortin tunnus)

• Lisätunniste

• Tilaajan/päätoteuttajan työmaanumero

• Työmaatunniste rakennusalan tiedonantovelvollisuus

• Työkohteen työntekijöiden lisäys

Kun olet määrittänyt haluamasi tiedot, paina "Tallenna", mikä tallentaa tiedot. 

Työntekijän nimittäminen työkohteelle

Seuraavaksi käydään läpi, miten työntekijöiden nimittäminen työkohteelle tapahtuu.

Työkohteelle nimitetyt työntekijät löytyvät "Työkohteen työntekijät"-otsikon alta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Voit lisätä uusia työntekijöitä sivun alalaidan työntekijöiden valintaikkunassa.

1. Valitse ensin yksikkö, johon lisätään työntekijöitä.

2. Valitse sen jälkeen lisättävä työntekijä.

Valittuasi työntekijät paina vahvistuspainiketta, mikä lisää työntekijät työkohteelle.

Työkohteen työntekijöille voi valita seuraavia valintoja:

• Uusille työntekijöille täytyy asettaa aloitusajankohta, josta lähtien nämä voivat merkitä tunteja kohteelle. Halutessasi voit asettaa myös päättymisajankohdan. Painamalla ylhäällä näkyvää otsikkoa, voit päättää kaikkien työtekijöiden voimassaolon kerralla.

• Voit tarvittaessa merkitä työntekijän sijaiseksi.

• Jos työntekijällä on voimassa useita työsopimuksia, voit valita työkohteella käytettävän sopimussarjan.

• Halutessasi voit myös merkitä eri työntekijöille omat tuntihinnat.

• "Hinnasto"-linkistä pääset muokkaamaan työntekijän omaa hinnastoa. Tämä voi olla tarpeen, jos yksinkertainen tuntipalkkaus ei ole riittävä.

• Työntekijälle voi antaa oikeudet hyväksyä kohteen muiden työntekijöiden tunteja. Tämä asetus on hyödyllinen tiiminvetäjillä.

• Rastittamalla "Lisäkululajit"-ruudun, työntekijälle voi antaa oikeuden kirjata "vain esihenkilö"-tyyppisiä kululajeja.

• Käytössä on myös lisätietokenttä, johon voit halutessasi tehdä muita merkintöjä.

• Työkohteelta on myös mahdollista poistaa työntekijöitä. Tämän voi tehdä vain jos työntekijällä ei ole kohteelle kirjattuja tunteja.

Asiakkaan lisääminen työkohteelle

Olemassaolevan asiakkaan lisääminen asiakkaalle

Seuraavaksi katsotaan, miten työkohteelle lisätään asiakkaita. Tällöin tunteja on mahdollista kirjata kohteilta eri asiakkaille ja ne saadaan myös eriteltyä raporteissa.

Asiakkaat löydät "Työkohteen organisaatio ja laskutettavat asiakkaat" -otsikon alta. Täältä pääset vaihtamaan työkohteen yksikköä.

Voit myös valita, miten asiakkaat liitetään työkohteeseen. Tässä voit asettaa koko yrityksen asiakkaat työkohteelle automaattisesti. Voit myös valita asiakkaat vain kohteen yksiköstä, tai tehdä kaiken manuaalisesti.

Jos kohteella on vain yksi asiakas, voit valita tämän erikseen "Työkohteen asiakas"-valikosta.

Saat työkohteen asiakkaat esiin painamalla "Asiakkaat". Jos työkohteelle ei ole määritetty vielä asiakkaita, linkissä lukee "Lisää työkohteelle asiakkaita".

Työkohteen asiakkaat päivittyvät listaksi alle.

Lisätäksesi uusia asiakkaita kohteelle, voit valita listasta jo valmiiksi luotuja asiakkaita. Hakua voit rajata käyttämällä hakusanoja tai yllä olevia suodatusasetuksia.

Voit valita listasta myös useampia asiakkaita kerralla.

Kun olet valinnut asiakkaat listasta, vahvista valinta painamalla alla olevaa "Poimi listalta valitut käyttäjät työkohteeseen"-painiketta.

Lisäämäsi asiakkaat näkyvät tämän jälkeen kohteen asiakkaiden joukossa.

Uuden asiakkaan luominen

Vaihtoehtoisesti voit luoda kokonaan uuden asiakkaan. Tätä varten täytyy Työkohteen asiakkaat -valikko olla auki.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Ohjelma ilmoittaa uuden asiakkaan luomisesta. Jokaisella asiakkaalla tulee olla nimi ja Y-tunnus. Tässä asiakkaalle lisättävissä olevia tietoja:

• Jos asiakkaalla on Y-tunnus, voit merkitä sen kohtaan "Y-tunnus". 

• Voit kirjata asiakkaan kustannuspaikkakoodin lisätunnuksen paikalle, "As. lisätunnus".

• Asiakkaan virallinen nimi merkitään saman nimiseen kohtaan.

• Mahdollisen leimauskoodin puolestaan voi merkitä "Lisätunnus"-kohtaan.

• Asiakas on oletusarvoisesti käytössä, eli "Käytössä"-checkbox on merkittynä, tuntikirjausten yhteydessä. Voit kuitenkin poistaa valinnan, jos asiakasta ei esimerkiksi väliaikaisesti tarvita.

• "Asiakastiedot"-linkki avaa ikkunan, jossa voit tehdä tarkempia muokkauksia asiakkaan tietoihin.

• "Hinnasto"-linkistä pääset muokkaamaan työntekijän omaa hinnastoa. Tämä voi olla tarpeen, jos yksinkertainen tuntipalkkaus ei ole riittävä. Hinnaston voi myös checkboxista asettaa pois käytöstä tai takaisin käyttöön.

• Päätoimipisteitä voi muokata, jos merkitsee otsikon vieressä olevan checkboxin aktiiviseksi.

Työtehtävän lisääminen työkohteelle

Seuraavaksi lisätään kohteelle työtehtävä. Työtehtävien määrittämisestä on apua tuntien kirjaamisessa.

Saat työtehtävät esiin "Työtehtävät" -linkistä. Jos työkohteelle ei ole vielä asetettu tehtäviä, linkissä lukee "Lisää työkohteelle tehtäviä".

Kohteen työtehtävät päivittyvät listattuna "Työtehtävät" -linkin alle.

Uuden työtehtävän voi luoda painikkeella "Luo uusi työtehtävä".

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Vaihtoehtoisesti voit myös kopioida työtehtävän toisista työkohteista. "Luo uusia tehtäviä kopioimalla muista työkohteista"-painikkeesta painamalla avautuu kopioitavien työtehtävien ikkuna. Ikkunassa mahdollisia valintoja:

• Valitse ensin yksikkö ja työkohde, jossa haluamasi tehtävä sijaitsee.

• Hakutulosten mukaiset työtehtävät ovat nyt näkyvillä. Voit valita niistä haluamasi.

• Halutessasi voit myös kopioida työtehtäviin liitetyt taidot ja pätevyydet uusiin tehtäviin.

• Vahvista valinta.

Uudet työtehtävät näkyvät kohteen tehtävien joukossa.

Kululajien lisääminen työkohteelle

Kululajeja voi lisätä "Lisää työkohteelle kululajeja"-painikkeen alta. Tuntinetti kuitenkin suosittelee kululajien muokkaamiseen avustettujen toimintojen tarjoamaa Työkohdevelhoa. Avustetut toiminnot ja Työkohdevelhon löydät sivun oikeassa reunassa olevasta liukuvalikosta.

Hallinnoidaksesi ja muokataksesi kululajeja, avaa Työkohdevelho. Löydät tämän painamalla sivun oikeassa laidassa näkyvää nuolikuvaketta. Kuvakkeen takaa löytyvät myös muut velhot.

 Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222

• Avattuasi velhon, valitse haluamasi työkohteen yksikkö ja paina tämän kohdalta plus -painiketta.

• Valitse tämän jälkeen haluamasi työkohde ja paina sen vierestä "Valitse" -linkkiä.

• Valitsemasi työkohteen tiedot on nyt avattu yksikkölistan alapuolelle. Paina "Kululajit" -kohtaa avataksesi sen.

• Paina seuraavaksi "Muokka kululajit" -painiketta.

• Avautuvassa näkymässä näet kaikki aiemmin luodut kululajit. Nyt voit listasta valmiita kululajeja työkohteelle rastittamalla "Kululajit" -ruutu haluamasi kulun kohdalta. Voit myös luoda kokonaan uuden kululajin painamalla "Luo uusi kululaji".

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Uuden kululajin luominen

• Paina "Luo uusi kululaji".

• Syötä avautuvaan näkymään kululajin tiedot. Nimi on pakollinen. Paina tämän jälkeen "Seuraava" -painiketta.

• Seuraavassa näkymässä syötetään kululajin hintatiedot. Näistä lyhytnimi on pakollinen. Ohjelma kykenee tulkitsemaan oikean kululajin pelkästään sen lyhytnimen perusteella, mikä helpottaa kulujen kirjaamista.

• Paina tämän jälkeen taas "Seuraava", jolloin kululaji tallentuu muiden joukkoon, jonka jälkeen voit lisätä sen kohteelle laittamalla rastin ruutuun.

Kululajeista lisäohjeita Kululajit-ohjeessa.

Yksiköt

Esihenkilön nimittäminen yksikölle

Yksikölle voi nimittää esihenkilöitä Yksiköt-välilehdellä. Ensin täytyy valita yksikkö, jolle haluaa lisätä esihenkilön, sivun ylälaidan valikosta. Tämä avaa valitun yksikön tiedot sivulle auki.

Yksikön tiedoissa, kohdassa "Esihenkilöt ja käyttöoikeudet", on listaus yksikön nykyisistä esihenkilöistä. Tähän voi lisätä esihenkilöitä alapuolen valikoista.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Ensin suodatetaan halutun yksikön käyttäjät esille. Tämän jälkeen voi valita käyttäjät, joista haluaa esihenkilöitä, henkilölistasta. Useampia käyttäjiä voi valita CTRL-näppäimellä ja useampia peräkkäisiä rivejä SHIFT-näppäimellä. Valitut käyttäjät saa lisättyä yksikön esihenkilöiksi painamalla "Lisää listalta valitut käyttäjät valitun yksikön esihenkilöiksi"-painikkeella.

Nimityksen voi tarvittaessa perua Poista-toiminnolla.

Tarkempia ohjeita yksiköiden asetuksia löytyy Yksiköt-ohjeesta.

Asiakkuudet

Asiakkaat CRM-välilehdellä on mahdollista luoda asiakkaita, asiakkaille on mahdollista lisätä yhteyshenkilöitä sekä yksityiskohtaisia lisätietoja sekä hallinnoida asiakaskohtaisia tietoja. Lisää Asiakkaat CRM-välilehden toiminnoista lisää Asiakkuudet-ohjeessa.

Uuden asiakkaan lisääminen

Asiakkaita voi hakea ja lisätä Asiakkaat CRM-välilehden alalehdellä Asiakkuudet. Hakemiseen voi käyttää sivun yläreunan Hakusana-kenttää ja valita Hakutulokset-alasvetovalikosta halutun asiakkaan. Hakemiseen voi myös käyttää leijuvaa Hakutoiminto-ikkunaa sivun vasemman reunan nuolinäppäinten (>>) alta.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Uuden asiakkaan lisääminen alkaa painamalla hakusana-kentän vierestä "Luo uusi"-painiketta. "Luo uusi asiakas ja lisätieto samalla"-painike sananmukaisesti luo samalla asiakkaalle lisätiedon, jos tietää jo tässä vaiheessa, että luotavalle asiakkaalle tulee ainakin yksi lisämerkintä.

Kun aloitetaan uuden asiakkaan luominen, huomauttaa Tuntinetti heti, että asiakkaalle on merkittävä vähintään y-tunnus ja nimi. Suosittelemme kuitenkin kaikkien mahdollisien tietojen täyttämistä jo tässä vaiheessa. Jos kuitenkin jää jotain täyttämättä, asiakkaiden tietoihin voi palata koska tahansa lisäämään haluttuja tietoja. Pakollisten y-tunnuksen ja virallisen nimen lisäksi asiakkaan tietoihin voi merkitä paljon asiakkaan tietoja. Tiedot käydään tarkemmin ohjeessa Asiakkaan lisääminen.

Asiakkaan hinnastoasetuksia pääsee muokkaamaan "Hinnasto"-painikkeella, jonka toimintoja käydään tarkemmin läpi ohjeessa Laskutus ja hinnoittelu.

Yhteyshenkilön lisääminen asiakkaalle

Yhteyshenkilön hakeminen ja lisääminen asiakkaalle Asiakkaat CRM-välilehdellä.

Varmista olevasi Yhteyshenkilöt-välilehdellä.

Yhteyshenkilön lisäämiseen pääsee alareunan "Lisää yhteyshenkilö"-painikkeesta. Uuden yhteyshenkilön tiedot merkitään avautuvaan "Yhteystiedot"-kohtaan. Pakollisia tietoja ovat etunimi, sukunimi ja sähköpostiosoite.

_{Jos tarvitset apua, soita maksuttomaan asiakaspalveluumme 09-6898 8222}

Kun yhteyshenkilön yhteystiedot on merkitty, voi siirtyä lisäämään asiakkaan tietoja. Kirjoittamalla asiakkaan koko virallisen nimen kyseiseen kohtaan, ehdottaa palvelu asiakasta. Tämän valitsemalla, kaikki tiedot päivittyvät valitun asiakkaan mukaiseksi.

Tarkemmin Yhteyshenkilöt-välilehden toimintoja on käyty läpi Yhteyshenkilöt-ohjeessa.

Muistiinpanon/Lisätiedon lisääminen asiakkaalle

Muistiinpanon lisääminen asiakkaan tietoihin Asiakkaat CRM-välilehdellä.