Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat

Seuraavassa käydään läpi miten palkkalaskelman laatiminen Tuntinetissä tapahtuu.

Tuntinetissä työntekijän kirjaamat tunnit on mahdollista siirtää suoraan palkanlaskentaan, josta ne voi edelleen lähettää pankkiohjelmaan maksettavaksi.

Usein ihmetellään miksi kausiraportti ja palkkalaskelma näyttävät eri tietoja. Syy on, että kausiraportti noutaa tiedot viranomaisilmoituksia varten maksupäivän perusteella, ja valitulla aikavälillä voi olla useampia palkkalaskelmia. Tarkemman maksupäiväkohtaisen erittelyn saa palkkalista -näkymästä. Palkkakorttinäkymä puolestaan antaa palkansaajakohtaisen erittelyn. Palkkalaskelma puolestaan on aina yksittäinen palkkalaskelma ja hakuaikaväli kohdistuu maksupäivästä riippumatta palkkalaskelmalle merkittyyn palkkakauteen.

Aiheen käyttöohjevideo on osoitteessa: Palkan laskeminen - Tuntinetti

Palkkalaskelman laatimisen työvaiheet

Palkkalaskelman laatiminen koostuu seuraavista työvaiheista:

1. Työntekijän työaikaraportin hyväksyminen. Esihenkilö tarkistaa ja hyväksyy työntekijän työaikaraportin.

2. Palkkalaskelman luominen. Työntekijälle luodaan palkkalaskelma Tuntinetissä. Ohjelma muistaa palkkapohjan tiedot, kun ne on kerran täydennetty. Mikäli työntekijältä puuttuu tarvittavia työsopimustietoja, puuttuvat tiedot tulee täydentää käyttäjän asetuksiin. Tiedot näkyvät tämän jälkeen myös palkkalaskelmilla.

3. Palkkalaskelman merkitseminen maksuun. Valmis palkkalaskelma merkitään maksuun.

4. Palkan siirtäminen maksutiedostona pankkiohjelmaan ja laskelman lähettäminen työntekijälle. Palkan voi siirtää maksutiedostona pankkiohjelmaan. Palkanmaksua varten tulee olla selvitetty oman pankin kanssa miten maksuaineiston SEPA-tiedosto toimitetaan pankkiin. Laskelman voi lähettää työntekijälle sähköisesti tai postitse.

Tuntinetin palkanlaskentaprosessi

Palkanlaskenta

• Jos maksetaan lomia tai vastaavia eriä, tulee kirjaukset olla tehtynä Käyttäjät/Kertyneet lomat, liukumat ja maksumääräykset -osioon.

  • Huom: Poissaolotyypit siirtyvät palkkalaskelmalle vain jos ne on valittu kohdassa Perusasetukset/Palkanlaskentaan välittyvät lomatyypit. Tuohon kohtaan kannattaa valita siirtyviksi vain yrityksellä konkreettisesti käytössä olevat ja valvotut lomatyypit, ettei vahingossa siirry epämääräisiä mahdollisia työntekijöiden virheellisiä kirjauksia.

• Työaikaraportit tunteineen ja kulukirjauksineen tarkistettuna ja hyväksyttynä. Se mikä on työaikaraportilla, siirtyy palkanlaskentaan.

• Verokortit syötettynä.

• Muodostetaan palkkalaskelmat.

Palkanmaksu

• Noudetaan Excel-maksulista ja tarkistetaan se, otetaan talteen omalle koneelle palkanmaksuhistoriakansioon
  

  

• Noudetaan SEPA-maksutiedosto ja tarkistetaan se, otetaan talteen omalle koneelle palkanmaksuhistoriakansioon
  

  

• Lähetetään SEPA-maksutiedosto pankkiin. Palkanmaksua varten tulee olla selvitetty oman pankin kanssa miten maksuaineiston SEPA-tiedosto toimitetaan pankkiin. Osalla pankeista tämä tapahtuu verkkopankissa, ja osalla tähän tarvitaan erillinen siirto-ohjelmisto.

• Lähetetään palkkalaskelmat työntekijöille

Palkanmaksun tarkistuslista

Ennen maksatuslistan toimittamista pankkiin tulee muistaa tarkistaa seuraavat asiat:

• Ladataan Excel-muotoinen maksulista, kuten aiemmassa kappaleessa on ohjeistettu.

  • Tarkistetaan maksulistasta, että työntekijöiden ennakonpidätykset ovat oikeaa suuruusluokkaa.

  • Tarkistetaan maksulistasta, että työnantajan sivukulut ovat oikeaa suuruusluokkaa.

• Ladataan SEPA-maksutiedosto, kuten aiemmassa kappaleessa on ohjeistettu. Palkanmaksua varten tulee olla selvitetty oman pankin kanssa miten maksuaineiston SEPA-tiedosto toimitetaan pankkiin:

  • Tarkistetaan maksutiedostosta, että maksettava yhteissumma on oikein.

  • Tarkistetaan maksutiedostosta, että tilisiirtojen kappalemäärä on oikein.

Palkkalaskelman toimittaminen työntekijälle

Käyttäjät-välilehdelle Työntekijät-sivulla voit valita työntekijän tiedoissa Yhteystiedot-osiossa miten palkkalaskelma toimitetaan työntekijälle. Palkkalaskelman voi toimittaa kolmella eri tavalla: 

• Sähköpostilla

  • Tuntinetti toimittaa palkkalaskelman oletuksena työntekijälle määritettyyn sähköpostiosoitteeseen.

• Verkkoon

  • Jos Tuntinetin lisäominaisuuksista on valittuna palkkalaskelman toimitusten muut vaihtoehdot, voi palkkalaskelman toimittaa suoraan näkyville ja ladattavaksi työntekijän Tuntinetin tilille.

• Kirjeitse (iPostin välityksellä)

  • Jos Tuntinetin lisäominaisuuksista on valittuna palkkalaskelman toimitusten muut vaihtoehdot, voi palkkalaskelman toimittaa iPostin välityksellä. Tämä vaatii iPostin kytkemistä tilille.

Kausi-ilmoitukset

• Mikäli työnantaja on eläkkeiden kuukausi-ilmoittaja, noudetaan eläkeilmoitustiedosto ja toimitetaan se eläkeyhtiöön eläkeyhtiön ohjeiden mukaisesti.

• Noudetaan verottajan kausi-ilmoitustiedosto ja toimitetaan se verottajalle verottajan ohjeiden mukaisesti (ilmoitin.fi -palvelussa katso-tunnuksilla).

Työntekijän työaikaraportin hyväksyminen

Jotta palkkalaskelmaan saadaan sisältöä, täytyy työntekijän tunnit olla esihenkilön hyväksymiä. Esihenkilö voi hyväksyä työntekijän työtunteja työaikaraportilla Palkanlaskennan työaikaraportit-välilehdellä.