Ajanhallinta > Tuntikirjaus

Seuraavassa esitellään tuntikirjausten tekeminen ja eri kirjausnäkymien vaihtaminen. Tuntinetissä kaikki työntekijät voivat itse kirjata järjestelmään päivittäiset työtuntinsa, ja ohjelma hoitaa tarvittavat työajan erittelyt puolestasi. Työntekijät voivat kirjata raporteilleen myös juoksevat kulut, kuten kilometrikorvaukset ja päivärahat. Tuntien kirjaaminen tapahtuu Tuntikirjaus-näkymässä. Tuntinetissä on kolme erilaista tuntikirjausnäkymää, jotka soveltuvat erilaisten yritysten tarpeisiin: yksinkertainen näkymä, eritelty näkymä sekä eritellyn ja yksinkertaisen risteytys.

Työtuntien kirjaamista helpottaa Tuntinetin työaikanappi.

Aiheeseen littyen löytyy myös käyttöohjevideo: Tuntikirjaus - Tuntinetti

Näkymän valinta

Tuntinetissä on kolme erilaista tuntikirjausnäkymää: yksinkertainen ja eritelty sekä eritellyn ja yksinkertaisen risteytys. Ne palvelevat erilaisia tarpeita. Yksinkertainen näkymä soveltuu parhaiten säännölliseen, vakiomuotoiseen työhön (esim. perinteinen toimisto- tai tehdastyö). Eritelty näkymä soveltuu parhaiten projektiluontoiseen tai asiakaslaskutettavaan työhön, jossa asiakkaalle täytyy saada tarkat päiväkohtaiset erittelyt tehdyistä töistä. Eritellyn ja yksinkertaisen näkymän risteytys sopii asiakaslaskutettavaan tai liikkuvaan työhön, kuten eritelty näkymäkin.

Voit valita kullekin työntekijälle sopivan kirjausnäkymän Käyttäjät-välilehdellä, Työntekijät-sivun käyttäjäkohtaisissa asetuksissa, "Käyttöliittymätasetukset" kohdasta.

Mikäli "Lue pikaohje"-linkki ruudun ylälaidassa on näkyvillä, voit vaihtaa näkymää myös sieltä löytyvistä linkeistä.

Yksinkertainen kirjausnäkymä

Tuntikirjausten tekeminen

Yksinkertaisessa näkymässä käyttäjä kirjaa ainoastaan työpäivän alkamis- ja päättymisajat sekä ruokatunnin ajankohdan.

1. Tarkista, että näkyvä palkkakausi on oikea

2. Valitse työkohde, jolle olet tehnyt töitä

3. Syötä oikean päivämäärän kohdalle työpäivän alkamis- ja päättymisaika

4. Syötä vielä ruokatauon alkamis- ja päättymisaika

5. Lisää mahdolliset kulukirjaukset ja lisätiedot

6. Tarkista onko tunnit kirjattu oikein

7. Tallenna tiedot "Tallenna"-painikkeella

Tarkista, että näkyvä palkkakausi on oikea

Palkkakauden voi vaihtaa "Valitse palkkakausi"-valikosta tai kalenterista.

Valitse työkohde, jolle olet tehnyt töitä

Työkohde valitaan "Valitse työkohde"-valikosta.

Syötä oikean päivämäärän kohdalle työpäivän alkamis- ja päättymisaika

Kirjoita kellonaika, esim. 8:45, tai valitse järjestelmän tarjoamista valmiista ehdotuksista.

Syötä vielä ruokatauon alkamis- ja päättymisaika

Voit käyttää plusmerkkiä silloin, kun haluat kirjata kaksi erillistä ruokataukoa. Ruokatauon voi merkitä, joko kellonaikoina, esim. 11-11:30 tai tunteina ja minuutteina, esim. 0:30, jolloin ohjelma muuttaa sen automaattisesti kellonajoiksi. Järjestelmä tarjoaa myös valmiita ehdotuksia. Ruokatauon voi tyhjentää

Lisää mahdolliset kulukirjaukset ja lisätiedot

Mahdollisia kulukirjauksia voi tehdä myös yksinkertaisessa näkymässä, jos työkohteelle on asetettu kirjattavia kuluja.

Joihinkin työkohteisiin liittyen voi kirjoittaa myös lisätietoja "Lisätiedot"-kenttään. "Lisätiedot"-kentän voi aktivoida "Työkohteet"-välilehden "Raportointiasetukset" kohdan "Ylimääräinen lisätietosarake kirjauksessa"-valikosta.

Tarkista onko tunnit kirjattu oikein

Muutokset voi tarvittaessa perua "Peruuta"-painikkeella. Tämä on kätevää erityisesti silloin, kun väärin kirjattuja tietoja on paljon etkä halua poistaa niitä yksitellen.

Tallenna tiedot "Tallenna"-painikkeella

Järjestelmä ilmoittaa onnistuneesta tallennuksesta. Yhteensä-riville päivittyy tämän jälkeen palkkakauden kokonaistyöaika. Päivän kokonaistyöajan puolestaan näet päiväkohtaisella rivillä. Myös mahdolliset ylityötunnit näkyy eriteltyinä.

Muut toiminnot

Sairausmerkintä

Jos olet ollut sairaana, merkitse se "Sairaana" sarakkeeseen. Muista kirjata myös mahdolliset työtunnit, jos olet ollut sairaana vain osan päivästä.

Tuntien hyväksyminen

Mikäli "Hyväksytetäänkö tunnit työntekijöillä" asetus (Perusasetukset > Yrityksen perustiedot) on päällä, työntekijä voi hyväksyä tunnit "Hyväksy tunnit"-painikkeesta. Tällöin esihenkilösi tietää, että kauden tuntikirjauksesi ovat valmiina. Tuntien hyväksyminen lukitsee palkkakauden tunnit ja estää niiden muuttamisen.

Tasausvapaa ja ylityöpäivä sarakkeet

Mikäli työkohteen työaika-asetusten lisävalinnoista on kytketty päälle "Työntekijä voi itse asettaa ylityömääräyksen", näkyy tuntikirjauksessa lisävalinta, jolla voi merkitä ylityön. Tällöin voit merkitä rastin "Ylityöpäivä"-sarakkeeseen, jos päivä on sovittu tehtäväksi ylitöinä. (Työkohteet > Työaika-asetukset > Lisävalinnat > "Työntekijä voi itse asettaa ylityömääräyksen")

"Tasausvapaa"-sarake tulee näkyviin, jos työntekijällä on työehtosopimus, jossa on "Muita asetuksia" -kohdassa päällä asetus "Tasausvapaa on palkallinen". Tähän sarakkeeseen voit sitten merkitä, jos olet ollut tasausvapaalla.

Eritelty kirjausnäkymä

Tuntikirjausten tekeminen

Alla ohjeet tuntikirjausten tekemiseen eritellyssä kirjausnäkymässä:

1. Tarkista, että näkyvillä on oikea jakso.

2. Valitse päivä, jolle haluat kirjata tunteja ja kohde, jolle olet tehnyt töitä.

3. Erittele päivän työtehtävät alkamis- ja loppumisajankohtien mukaan, jättäen ruokatauon ajankohdan pois.

4. Lisää mahdolliset kulukirjaukset ja lisätiedot.

5. Lisää vielä ruokatauon ajankohta.

6. Tarvittaessa voit lisätä samalle päivälle myös toisen työkohteen.

7. Tallenna lopuksi tiedot.

Tarkista, että näkyvillä on oikea jakso

Tarvittaessa vaihda viikko kalenterista tai kuukausi ja vuosi valikoista.

Valitse päivä, jolle haluat kirjata tunteja ja kohde, jolle olet tehnyt töitä

Työkohde valitaan "TYÖKOHDE" sarakkeelta löytyvästä "Valitse työajanseurantakohde"-valikosta. Mikäli työkohteeseen on liitetty asiakkaita ja työtehtäviä, voit valita halutun asiakkaan ja työtehtävän "Valitse asiakas" ja "Valitse työtehtävä" valikoista jotka ilmestyvät työkohteen alapuolelle. Järjestelmä ehdottaa oletuksena lähiaikoina eniten käytössä ollutta työkohdetta (paitsi jos valittavissa on vain yksi kohde).

Työkohteen lisäksi voit valita "Valitse työajanseurantakohde"-valikosta poissaolon, kuten sairausloman.