Työvuorot > Suunnittele työvuoroja

Seuraavassa tutustutaan Työvuorohuutokaupan luomiseen ja sen käyttämiseen. Työvuorohuutokaupalla on mahdollista luoda avoimia työvuoroja, joko kaikille tai vain tietyille työntekijöille. Työntekijät saavat tästä työnantajan tekemän ilmoituksen ja pystyvät itse varaamaan haluamiansa työvuoroja.

Työvuorohuutokaupasta ja sen toiminnoista löytyy myös käyttöohjevideo: Työvuorohuutokauppa - Tuntinetti

Työvuorohuutokaupan ottaminen käyttöön

Työvuorohuutokaupan aktivoiminen

Työvuorohuutokauppa täytyy ottaa Tuntinetin lisäominaisuuksista käyttöön. Tämä tapahtuu yksinkertaisesti merkitsemällä "Avoimien vuorojen huutokauppa teksti- ja sähköpostiviestitse"-kohdan check-box Tuntinetin lisäominaisuudet-välilehdellä Perusasetuksissa.

HUOM! Tekstiviestitoimintojen käyttö edellyttää erillistä palvelusopimusta tekstiviestien välityspalvelun tarjoajan kanssa, kuten LinkMobility.fi tai TextMagic.com.

Ole hyvä ja varmista, että sopimus on tehty ennen yhteydenottoa asiakaspalveluumme tekstiviestitoimintojen kytkemiseksi.

Työvuorohuutokaupan käyttöönoton vaiheet

1. Varmista, että Yksiköt-välilehdellä on merkitty Työvuoroasetuksissa kohtaan "Työvuorot poimittavissa max. kk etukäteen" haluttu määrä kuukausia.

2. Varmista, että Työkohteet-välilehdellä on annettu työntekijöille valtuudet poimia työvuoroja Työaika-asetuksissa kohdassa Muita asetuksia, seuraava valinta aktiiviseksi: "Vakituiset työntekijät saavat vahvistaa/poimia suunniteltuja vuoroja".

3. Varauskalenteri-välilehdellä vakituiset työntekijät voivat nyt nähdä työkohteen avoimet vuorot ja poimia niistä haluamansa.

Tilauksen luominen

Uuden Työvuorohuutokauppatilauksen luomiseen pääsee Työvuorot-välilehdellä, Suunnittele työvuoroja-alalehdellä. Painamalla sivun vasemmalta reunalta "Tee tilaus"-painiketta, uuden Työvuorohuutokaupan luominen käynnistyy.

Työkohteen valinta

Ensin valitaan luotaville työvuoroille työkohde alasvetovalikosta. Työkohteita voi suodattaa näkyviin halutuilla määreillä, kuten "Uudet ja voimassaolevat". Ensin avaamalla alasvetovalikon, voi yksiköitä tai työkohteita myös hakea kirjoittamalla halutun työkohteen nimen hakusana-kenttään, mikä päivittää valikon sen mukaisesti. Jotta oikea työkohde tulisi esille, täytyy valita oikea yksikkö yläpuolelta. Kun oikea työkohde on valittu, eteenpäin pääsee painamalla "Valitse"-painiketta.

Tilauksen kirjaaminen

Tilauksen kirjaamisessa voi valita vielä tarkennuksen työkohteelle, jos on tarpeen. Pakollisia tietoja ovat kuitenkin uuden vuoron päivämäärä, työvuoro sekä tilausten määrä.

• Päivämääräksi valitaan se päivä, jolloin luotava työvuoro tulisi olemaan. Sen voi valita helposti kalenterinäkymässä painamalla Kalenteri-kuvaketta kentän vieressä.

• "Työvuoro"-kohtaan merkitään luotavan työvuoron kellonajat.

• "Anna tilausten määrä"-kohtaan merkitään luotavien työvuorojen lukumäärä.

Nämä valinnat ovat auki vain, jos työtehtäviä on useampia:

• Ne työtehtävät, joihin halutaan luoda työvuoroja, on merkittävä aktiivisiksi "Akt."-kohtiin.

• Laskutukselle on mahdollista lisätä lisätietoja kyseiseen tekstikenttään.

• "Kopioi uusi"-painike kopioi valitun työtehtävän uudeksi samanlaiseksi työtehtäväksi, jolle voi asettaa uuden nimen ja muokata haluamakseen.

Nyt, kun uusi tilaus on kirjattu, on mahdollista tallentaa se avoimena kaikille työntekijöille tai siirtyä vuoron jakamisasetuksiin.

Vuorojen jakaminen

Vuoron jakaminen tarkoittaa luodun työvuoron asettamista saataville vain tietyille työntekijöille esimerkiksi taitovaatimusten perusteella. Vuoroja jaettaessa on hyvä tarkistaa oma puhelinnumero kyseisestä kentästä, sillä siihen numeroon lähetetään kuittausviesti luodusta Työvuorohuutokaupasta. Asetuksista valitaan työvuoron pituus  ja voi valita myös ilmoitusasetukset, jos haluaa ilmoituksen jaetusta vuorosta tai jos haluaa ilmoituksen määräaikaan mennessä jakamattomista vuoroista.

Työntekijöiden suodattaminen

Työntekijöiden listaa voi suodattaa usealla tavalla:

• Onko työntekijällä vuoroa muussa työkohteessa

• Onko tarjottu työvuoroa aiemmin samalle päivälle

• Onko luotava työvuoro työntekijän toivoma

• Onko asiakas työntekijän oletusasiakas

• Onko työntekijällä vaaditut taidot/pätevyydet 

Lisävalinnat

Lisävalinnoista voi tehdä vielä lisää valintoja työntekijä suodatukseen. Tässä on myös mahdollista valita työvuoron tarjoaminen työkohteen ulkopuolisille työntekijöille.

Työntekijöiden valitseminen

Työntekijät valitaan alasvetolistasta. Samalla voi valita useita työntekijöitä Checkbox-valinnalla. Radio-painikkeella kumoaa muut valinnat ja voimaan jää vain valittu. 

Kun halutut työntekijät on valittu, avautuu jokaiselle omat kohdennetut valinnat. 

• "Vahvista vuoro"-kohdassa voi vahvistaa vuoron välittömästi, jos tiedetään halutun työntekijän olevan käytettävissä.

• Kullekin työntekijälle voi valita erikseen, miten avautuneesta työvuorosta ilmoitetaan:

  • Muu tapa tarkoittaa ettei vuorosta ilmoiteta erikseen, mutta vuoro tulee työntekijälle kalenteriin valittavaksi.

  • Valittaessa sähköposti, lähetetään työntekijälle ilmoitus sähköpostiin ja työvuoro tulee kalenteriin valittavaksi.

  • Tekstiviestillä ilmoitettaessa, tulee työntekijän ilmoittaa vahvistus myös tekstiviestillä. Tekstiviestillä ilmoitettaessa, kannattaa myös tarkistaa työntekijöiden puhelinnumerot kyseisestä kentästä.

• Valitun työntekijän voi vielä poistaa listasta "Poista"-painikkeella.