Ohjeessa käydään läpi vuosilomat ja vuosilomalaskennan asetukset.

Pdf-muotoinen ohje: http://www.tuntinetti.fi/ext/lomat_saldot_ja_vuosilomalaskenta_tuntinetissa.pdf

Vuosilomalaskennan käyttöönotto Tuntinetissä

1. Lisäominaisuuksien asetus

Lomalaskentaan liittyy kaksi ominaisuutta, Vuosilomien ansainnan automaattinen laskenta ja Vuosilomien ansainnan juokseva arvio. Ainakin ensimmäisen näistä on oltava valittuna, jotta vuosilomalaskenta toimisi. Vuosilomien ansainnan juokseva arvio taas lisää tuntiraportteihin valitulle aikajaksolle lasketun arvion ansaituista vuosilomapäivistä sekä lomapalkasta ja -rahasta.

Loppupalkan laskennan automatisointi -ominaisuus ei ole välttämätön lomapalkan laskemiseksi, mutta mikäli se on asetettu päälle, niin vuosilomalaskennan tiedot tulevat myös loppupalkan osaksi.

1.1 Yleistä

On normaalia, että lomalaskenta otetaan käyttöön vasta sellaisena vuonna kun tuntikirjaukset ovat täysimääräisenä 1.4. alkaen (lomanansaintavuoden alku). Riippumatta onko vuosilomien ansainnan automaattinen laskenta käytössä, lomien maksumääräykset tehdään Käyttäjät → Kertyneet lomat, liukumat ja maksumääräykset -osiosta silloin kun ylipäänsä lomien saldoja seurataan Tuntinetissä.

1.2 Prosenttiperusteinen lomapalkka

Joka tilissä maksettavien osalta puhutaan ns. prosenttiperusteisista lomista, tämä edellyttää Vuosilomien ansainnan automaattinen laskenta -ominaisuutta (mutta ei edellytä Vuosilomien ansainnan juokseva arvio -ominaisuutta). Tällöin yleensä määritellään yrityksen perusasetuksiin lomalaskenta-asetuksiin, että kaikki epäsäännöllistä työaikaa tekevät työntekijät saavat prosenttiperusteisen palkan jokaisessa palkassa. Tämä palkkaerä tulee tällöin myös mukaan palkanlaskennan aineistosiirtoon (edellyttää saman kuin edellä, että Perusasetuksista kohdassa Palkanlaskentaan välittyvät lomatyypit on valittuna myös vuosilomat). Mikäli prosenttiperusteinen lomapalkan maksu joka tilissä ei koske kaikkia epäsäännöllistä työaikaa tekeviä työntekijöitä (tai jollekin säännöllistä työaikaa tekevälle halutaan maksaa prosenttiperusteisesti joka palkan mukana), ansaintasäännön voi valita kiinteästi myös erikseen jokaisen työntekijän työsopimuksen lisätiedoissa.

2. Vuosiloma-asetusten hallinta

Vuosilomalaskenta voidaan asettaa päälle yritys-, yksikkö- tai työntekijäkohtaisesti. Työntekijäkohtainen valinta yliajaa yksikkökohtaisen, ja yksikkökohtainen yrityskohtaisen valinnan. Näin vuosilomalaskenta voidaan asettaa päälle vain tietyille työntekijöille, tietyille yksiköille tai vaikka koko yrityksen kaikille työntekijöille. Tämän ohjeen osioissa kuvatut käyttöliittymävalikot näkyvät vasta sen jälkeen, kun kohdassa 1. kuvattu lisäominaisuus Vuosilomien ansainnan automaattinen laskenta on otettu käyttöön.

2.1 Yrityskohtaiset asetukset

Yrityksen perustiedoissa on alasvetovalikko “Laske vuosilomat automaattisesti”, josta voi valita:

• “Ei lasketa” - jolloin vuosilomalaskenta aktivoidaan vain erikseen valituille yksiköille tai käyttäjille
• "Lomalaskentavuodesta XXXX-XXXX+1", jolloin oletusarvo on, että kaikille yrityksen työntekijöille lasketaan vuosilomat valitusta lomanansaintavuodesta lähtien. Tässä lomansaintavuosi on merkitty esim. 2012-2013, jolloin laskenta alkaa lomanansainavuodesta 1.4.2012 – 31.3.2013. Tämän asetuksen voi vielä yliajaa joko yksikkö-tai käyttäjätasolla, mikäli on käyttäjiä tai yksiköitä, joille ei haluta laskea lomia, tai lomat halutaan laskea jostain muusta lomanansaintavuodesta alkaen.

Vuosilomasaldojen seurantaan Tuntinetissä on kaksi vaihtoehtoista tapaa:

• Työntekijät kirjaavat pidettäviä vuosilomia ja esimiehet maksavat lomat Tuntinetistä maksumääräyksillä, ja kirjattavien sekä maksettavien saldoja seurataan erikseen. (Tämä aktivoidaan alempana kuvatulla raksilla Seurataan erikseen pidettyjä ja maksettua lomapäiviä)
• Vuosilomille on vain yksi saldo. Se sopii yrityksille joilla lomien maksumääräyksiä ei tehdä Tuntinettiin (saldo toimii kirjattavien lomien saldona), tai jotka eivät kirjaa pidettyjä vuosilomia tuntikirjanpitoon (saldo toimii maksettavien lomien saldona).

Lomapalkka– ja lomarahatiedot näkyvät oletusarvoisesti vain käyttäjille joilla on oikeus nähdä palkkatietoja. Tämän rajoituksen voi poistaa: Perustiedot → Yrityksen Perustiedot → Raporttiasetuksia-valikon asetuksella "Näytä lomaraha- ja lomapalkka-arviot myös käyttäjille joilla ei muuten olisi oikeutta palkkatietoihin".

Mikäli kohdassa 1. valittiin myös Loppupalkan laskennan automatisointi -ominaisuus aktiiviseksi, voidaan palkanlaskennan asetuksista asettaa lomakorvaukset näkymään loppupalkan yhteydessä. Jos lomalaskenta-asetuksista valitaan “Seurataan erikseen pidettyjä ja maksettuja lomapäiviä”, niin työntekijöiden vuosilomasaldot lasketaan erikseen lomien maksun ja lomien kulutuksen osalta.

Asetukset jotka löytyvät alasvetovalikosta Lomalaskenta-asetukset:

• Seurataan erikseen pidettyjä ja maksettua lomapäiviä - Yrityksille jotka kirjaavat lomapalkkojen ja -korvausten maksumääräykset tuntinettiin. Näin lomapalkkojen maksu ei vaikuta kirjattavissa olevien lomien määrään ja päinvastoin.
• Lomapalkkalaskelmassa erotellaan kesä- ja talvilomat - Lomapalkkalaskelmalle erotetaan automaattisesti kesälomapalkan osuus (max 24pv).
• Epäsäännöllistä työaikaa tekeville lomat korvataan prosenttiperusteisesti jokaisen palkanmaksun yhteydessä - Tämä yliohjaa kaikkien epäsäännöllisen työajan työsopimusten vuosilomalaskennan ansaintasäännön prosenttiperusteiseksi lomakorvaukseksi, jota maksetaan muista ansaintasäännöistä poiketen jatkuvasti jokaisen palkanmaksun yhteydessä. Hienojakoisempaa määrittelyä voidaan tehdä myös työsopimuskohtaisesti (tästä lisää luvussa 2.4 Työsopimuskohtaiset asetukset).
• Kuukausipalkkaa maksetaan myös lomapäiviltä (kun seurataan erikseen pidettyjä ja maksettuja lomapäiviä) - Kuukausipalkkaisille maksetaan normaalia kuukausipalkkaa myös lomapäiviltä. Tämä sopii mikäli halutaan maksaa lomapalkkana vain aikaperusteisista ja muista lisistä kertynyttä lomapalkan osuutta. Tämä vaatii toimiakseen myös tuon yllämainitun asetuksen "Seurataan erikseen pidettyjä ja maksettuja lomapäiviä".
• Joka palkan mukana maksettavaa prosenttikorvausta laskettaessa pyöristetään ensin korvauksen perusteena oleva palkkasumma - Laskettaessa kunkin palkanmaksun yhteydessä laskettavaa lomakorvausta, prosentuaalinen lomakorvaus lasketaan sentteihin pyöristetystä palkkasummasta.
• Lasketaan vuosilomat niin että vuosiloman ansaintaa varten yhdistetään eri sopimussarjojen työaika yhteen, mutta laskettaessa vuosilomapalkkaa, käytetään eri tesien ehtoja ja eri sopimussarjojen työpalkkoja. - Tyypillisesti eri sopimussarjoille lasketaan erilliset lomapalkkalaskelmat. Tämä asetus sopii mikäli ansaitut lomapäivät ja lomapalkat halutaan laskea koko työpanoksesta eri sopimussarjojen yli (lomapalkat lasketaan kuitenkin erikseen kullekin työehtosopimukselle ja kuukausipalkkaiselle sopimussarjalle).
• Kokoaikaisille työntekijöille (tai vähintään 37.5h/vko tekeville) käytetään 14pv ansaintasääntöä, ja osa-aikaisille / tarvittaessa työhön kutsuttaville työntekijöille käytetään eniten lomaa kerryttävä ansaintasääntöä. - Tällä säännöllä voi tulkita ansaintasäännön valintaa niin että se on kokoaikaisille aina 14pv, ja osa-aikaisille käytetään aina paremmin kerryttävää ansaintasääntöä.
• Kuukausipalkkaisten vuosilomapalkka lasketaan lomanmääräytymisjakson päättymispäivän kuukausipalkan mukaan. - Tällä asetuksella voi määrittää että kuukausipalkkaan perustuvan lomapalkan laskenta ei ota huomioon palkankorotuksia lomanmääräytymisjakson päättymisen jälkeen.
• Rullaavat osavuoden arviot: oleta työsuhteen päättyvän valitun aikavälin lopussa. -  Laskettaessa lomapalkkalaskelman arviota osalle lomavuotta, lasketaan tulokset sillä olettamalla että työsuhde päättyisi valitun aikavälin päättymispäivälle.
• Epäsäännöllisen työajan sopimukset eivät vaikuta säännöllisten työajan sopimusten lomalaskentaan. - Laskettaessa lomapalkkalaskelmaa säännöllisen työajan sopimuksen ajalle, edeltäviä epäsäännöllisiä työsopimuksia ei oteta huomioon määritettäessä työsuhteen kestoa (vaikuttaa esim. ensimmäisen / seuraavien lomavuosien lomaprosentin valintaan).
• Näytä lomapalkkavelkaraportilla ainoastaan (valitun aikavälin viimeisen päivän) kuluvana lomavuonna ansaitut lomat ja lomapalkat - Lomapalkkavelkaraportilta piilotetaan edellisiltä vuosilta jääneet lomapalkkavelat.
• Piilota lomapalkkavelkaraportilta valitun aikavälin loppupäivää ennen päättyneiden työsuhteiden loppupalkkalaskelmat  - Lomapalkkavelkaraportilta piilotetaan ennen valittua aikaväliä kertyneet loppupalkkalaskelmat.
• Vuosilomakeskituntiansiota epäsäännöllisille työntekijöille laskettaessa otetaan huomioon vain viikot joilla on merkintöjä - Epäsäännöllisten työntekijöiden, joiden lomapalkka lasketaan keskituntiansion perusteella, lomapalkkaa laskettaessa ei huomioida viikkoja joilla ei ole työaikamerkintöjä.

2.2 Yksikkökohtaiset asetukset

Yksiköt-välilehdellä on myös uusi alasvetovalikko “Laske vuosilomat automaattisesti”. Siitä voi valita:

• "Ylemmän tason oletusasetuksen mukaan", jolloin tämän yksikön vuosilomalaskenta tapahtuu oletusarvoisesti kohdassa 2.1 kuvatun yritystason valinnan mukaan.
• "Ei lasketa", jolloin tämän yksikön työntekijöille ei oletusarvoisesti lasketa vuosilomia (yksittäisille käyttäjille voidaan silti asettaa vuosilomaĺaskenta päälle kohdan 2.3 mukaisesti).
• "Lomalaskentavuodesta XXXX-XXXX+1", jolloin oletusarvona on, että kaikille yksikön työntekijöille lasketaan vuosilomat valitusta lomanansaintavuodesta lähtien.

2.3 Käyttäjäkohtaiset asetukset

Käyttäjät-välilehdellä on yksikkötason tapaan uusi alasvetovalikko, “Laske vuosilomat automaattisesti”, josta voi valita:

• "Ylemmän tason oletusasetuksen mukaan", jolloin tämän käyttäjän vuosilomalaskenta tapahtuu oletusarvoisesti kohdassa 2.2 kuvatun yksikkötason valinnan mukaan.
• "Ei lasketa", jolloin tämän käyttäjän vuosilomia ei lasketa, riippumatta siitä mitä kohdissa 2.1 tai 2.2 oli asetettu
• "Lomalaskentavuodesta XXXX-XXXX+1", tämän käyttäjän vuosilomat lasketaan valitusta lomanansaintavuodesta lähtien, riippumatta siitä mitä kohdissa 2.1 tai 2.2 oli asetettu.

2.4 Työsopimuskohtaiset asetukset

Käyttäjät → Työntekijät -välilehden työsopimushistoria-taulussa on kullakin työsopimusrivillä ratas-painike () josta avautuu Työsuhteen lisätiedot-popup ikkuna. Tässä ikkunassa on mahdollista yliajaa ansaintasääntö työsopimuskohtaisesti.

Tästä voi mm. valita kyseisen työsopimuksen lomat korvattavaksi prosenttiperusteisena korvauksena lomanansaintavuoden lopussa (mikäli työsopimus päättyy tai olennaisesti muuttuu ennen lomanansaintavuoden loppua, korvaus maksetaan työsopimuksen päättyessä). Toinen prosenttiperusteinen vaihtoehto on korvata lomat prosenttiperusteisesti jokaisen palkan yhteydessä.

3. Vuosilomasaldot

3.1 Vuosilomasaldo

Palkanlaskennan työaikaraporttien työntekijäkohtaisissa yhteenveto-osioissa voidaan tarkastella vuosilomasaldoja. Mikäli kohdan 1. asetus ei ole valittuna, yhteenvedossa näkyy ainoastaan yksi luku, “Vuosiloma: saldo”.

3.2. Kirjattavissa oleva vuosilomasaldo

Mikäli perusasetuksien lomalaskenta-asetus “Seurataan erikseen pidettyjä ja maksettuja lomapäiviä” on valittuna, on vuosilomasaldot eroteltu “kirjattavissa oleva saldo” ja “maksettavissa oleva saldo”. Kirjattavissa oleva saldo tarkoittaa sitä määrää vuosilomia, jotka työntekijä voi kirjata työajan seurannassa. Lomapäivät näkyvät kirjattavissa olevassa saldossa vasta kun lomanmääräytymiskausi on alkanut. Esim. Lomanmääräytymiskaudelta 1.4.2013 – 31.3.2014 ansaitut lomat näkyvät kirjattavissa olevassa saldossa kun raportti otetaan päivältä 2.5.2014 tai sen jälkeen. Mikäli edellisiltä vuosilta on jäänyt käyttämättömiä vuosilomapäiviä, ne ovat tässä saldossa mukana.

3.3. Maksettava vuosilomasaldo

Maksettavissa oleva saldo tarkoittaa sitä määrää vuosilomia, jotka työntekijä on jo ansainnut, mutta joita ei ole vielä kirjattu maksetuiksi. (ks. myös kohta 5. lomien kirjaamisesta maksetuiksi) Lomapäivät näkyvät maksettavissa olevassa saldossa heti kun lomanmääräytymiskausi on päättynyt. Esim. Lomanmääräytymiskaudelta 1.4.2013 – 31.3.2014 ansaitut lomat näkyvät kirjattavissa olevassa saldossa kun raportti otetaan päivältä 31.3.2014 tai sen jälkeen. Mikäli edellisiltä vuosilta on jäänyt maksamattomia vuosilomapäiviä, ne ovat myös tässä saldossa mukana

3.4 Ansaitut vuosilomat

Kun palkanlaskennan työaikaraportin valittu aikaväli sisältää työntekijän lomanmääräytymiskauden loppumispäivän (esim. 31.3.2014), esitetään yhteenveto-osiossa myös päättyneen lomanmääräytymiskauden lomanansainta. Tässä näkyy lomanmääräytymiskaudelta ansaittujen lomapäivien määrä, sekä lomapalkan ja lomarahan laskettu määrä. Pääkäyttäjä voi tarvittaessa muuttaa näitä lukuja “muuta”-linkistä.

3.5 Vuosiloma-ansainnan arviot

Mikäli palkanlaskennan työaikaraportin valittu aikaväli ei sisällä työntekijän lomamääräytymiskauden loppumispäivää, esitetään yhteenveto-osiossa arvio työntekijän kuluvan lomanmääräytymiskauden lomanansainnasta. Tätä arviota ei voi muuttaa käsin.

4. Vuosilomalaskelmat

Kun vuosiloma-lisäominaisuus otettu käyttöön (kohta 1) ja vuosilomat määritelty laskettavaksi kaikille tai valitulle joukolle käyttäjiä tai yksiköitä, näkyvät vuosilomalaskelmat käyttöliiittymässä seuraavilla tavoilla.

4.1 Tuntikirjausten yhteenvedot

Palkanlaskennan työaikaraporttien työntekijäkohtaisissa yhteenveto-osioissa näkyy vuosilomalaskelma, kun valittu aikaväli sisältää vuosiloman ansaintakauden loppupäivän.

Pitämällä hiirtä väliotsikon “Lomanansainnan arvio: XXXX-YYYY” kohdalla, tulee esiin myös tooltip, jossa näkyy vuosilomalaskelman selite.

Mikäli vuosilomalaskelmalle halutaan asettaa alkusaldo, sen voi lisätä "Muuta"-painikkeella. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa alkusaldo voidaan lisätä.

4.1.1 Vuosilomien ansainnan automaattinen laskenta

Tarkempia laskelmia, miten ohjelma on laskenut lomat, voi tarkastella "laskentatapa" painikkeella. Tämä avaa uuden ikkunan, jossa on eriteltynä työntekijän suunniteltujen työpäivien lukumäärä, tehtyjen työpäivien lukumäärä sekä käytössä oleva työehtosopimus, joka määrää vuosilomien kertymisen.

4.2 Lomapalkkavelkaraportti

Palkanlaskennan työaikaraportit-näytön lomapalkkavelkaraportti-nappi käynnistää lomapalkkavelkaraportin latauksen. Lomapalkkavelkaraportissa listataan valittujen valitun aikavälin viimeisenä päivänä jäljellä olevat lomapäivä- ja lomapalkkavelat. Raportista selviää myös mm. käyttäjien lomasaldot ja lomapalkkalaskelmien laskutavat. Mikäli aiemmin mainittu yrityskohtainen asetus “Käsin kirjatut lomat eivät vaikuta saldoihin” on päällä, tulee lomapalkkavelkaraporttiin kaksi erillistä saldosaraketta; Vuosilomasaldo (kirjattavissa) ja Vuosilomasaldo (maksettava). Yhdellä työntekijällä voi olla useita rivejä lomapalkkavelkaraportilla. Kukin rivi merkitsee yhtä lomanansaintatapahtumaa josta lomien käyttö/maksutapahtumat on vähennetty, jolloin nähdään kuinka paljon lomapalkkavelkaa yksittäisestä lomanansainnasta on vielä jäljellä.

4.3 Loppupalkka

Tämän käyttöönottoon tarvitaan kohdassa 1 myös asetus “Loppupalkka”, ja kohdassa 2.1 asetus “Loppupalkan yhteydessä lisätään myös vuosilomat palkkojen vientiraportteihin”. Tämän lisäksi työntekijän jonka työsuhde on päättymässä, on kuuluttava lomapalkkalaskennan piiriin (kohdan 2. asetukset). Mikäli ominaisuudet ja asetukset ovat kunnossa, niin luotaessa vientiaineistoa välilehdellä Työaikaraportit → Palkanlaskennan työaikaraportit, tulevat myös lomakorvaukset vientiaineistoon osaksi käyttäjän loppupalkkaa 

5. Lomasaldon kirjaaminen maksetuksi

Vuosiloma merkitään maksetuksi maksumääräyksellä Käyttäjät → Työntekijät välilehden “Kertyneet lomat” -osiossa negatiivisella rivillä:

Lomarahalle on myös mahdollista antaa erillinen maksupäivä.

6. Vuosilomaa täydentävä lisävapaa

Vuosilomalain uudistuksen mukaan Tuntinetissä lomanansaintakaudella sairauden tai lääkinnällisen kuntoutuksen aiheuttamista poissaoloista alkaa kertymään palkallista vuosilomaa täydentävää lisävapaata. Tämä lisävapaa ei kuitenkaan kartuta uutta lomaa toisin kuin varsinainen vuosiloma.

Tuntinetissä tämä näkyy uutena lomatyyppinä 'Vuosilomaa täydentävä lisävapaa', jolla on omat saldot. Lisävapaapäivien korvaus voidaan maksaa joko kirjattujen työpäivien mukaan kuten työajan lyhennyskorvaus:

tai korvata suoraan rahana maksumääräyksellä:

Jos yrityksellä on käytössä loppupalkka-automatiikka, niin lisävapaiden korvaukset tulevat loppupalkkaan mukaan kuten muutkin maksamattomat saldot.

Lisävapaan ansainnat näkyvät kootusti vuosilomien kanssa mm. vuosilomien selitepaneelissa ja lomapalkkavelka -listauksissa: