Täältä löydät vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin.
...
Voit kirjata keskiviikolle 15-10 ja torstaille 15-10.
Teen saman päivän aikana samaa työtä kahteen otteeseen, miten merkintä tällöin tehdään?
Esimerkki:
...
- Eritellyssä kirjausnäkymässä toinen saman päivän merkintä kirjataan samaan laatikkoon esimerkiksi 8:15-10, 12-14 Asiakaspalvelu
- Risteytetyssä kirjausnäkymässä toinen saman päivän merkintä kirjataan omalle rivilleen.
- Yksinkertaisessa kirjausnäkymässä ruokatauko- tai taukosarakkeeseen kirjataan vuoron tauko eli esim. Asiakaspalvelun tapauksessa taukoon kirjoitetan 10-12. Kannattaa huomioida, että yksinkertainen kirjausnäkymä sopii käyttöön parhaiten silloin, kun työntekijä kirjaa pääsääntöisesti vain yhdelle nimikkeelle.
| Info |
|---|
| Esimies voi tarvittaessa muuttaa kirjausnäkymän työntekijöille Työntekijät-sivulta. |
Esimiesten usein kysyttyjä kysymyksiä
Organisaatio
Olemme yrittäneet poistaa työntekijöitä pois listoilta. Miten saamme poistettua työntekijöitä kokonaan yrityksen listoilta?
Työntekijän tietoja ei voi poistaa enää sen jälkeen kun työntekijän osalta on käytetty ominaisuuksia joiden takia hänestä syntyy poletteihin/laskutukseen siirtyvää tietoa. Jos työntekijä on virheellisesti luotu eikä työntekijä ole ollut missään vaiheessa käytössä (ei löydy tuota edellä mainittua historiaa) niin voi työntekijän poistaa Työntekijät-sivulla olevasta "Poista tämä käyttäjä" -napista. Kyseinen nappi muuttuu harmaaksi heti kun työntekijästä syntyy tietoja joilla on vaikutusta poletteihin/laskutukseen.
...
Jos työntekijä on kertakaikkiaan vahingossa perustettu (tai työntekijä vaatii tietojensa poistoa eikä työnantajalla ole säilytysvelvollisuutta) ja halutaan pois ilman historiatietojen säilyttämistä, ja ette ole lähiaikoina perustamassa uusia työntekijöitä jotka voisi perustaa virheellisten päälle, voitte pyytää poistotoimenpidettä asiakaspalvelustamme.
Miten lomasuunnitelmista lähetetään ilmoitus vain esimiehelle? Tai miksi ilmoitus lomasuunnitelmista lähtee myös työkavereille?
Yrityksen perusasetuksissa Perusasetukset/Yrityksen perustiedot -välilehdellä voi asettaa kohdan Lomasuunnitelmista lähetetään ilmoitus esimiehille -kohdan aktiiviseksi. Tämä tarkoittaa yksinkertaisesti sitä, että luoduista lomasuunnitelmista lähetetään erikseen ilmoitus esimiehille, jotta pysyttäisiin ajan tasalla työntekijöiden lomista.
Jos kuitenkin ilmoitus lähtee myös työkavereille, joille sen ei kuuluisi, voi kyseessä olla jompi kumpi seuraavista tapauksista:
- Viesti lähtee työkaverille, koska hänet on määritelty esimieheksi työntekijän yksikköön tai hierarkiassa ylempään yksikköön. Jos työkaverille jostain syystä tarvitaan sellainen esimiesasetus tiettyjä oikeuksia varten, niin kannattaa silloin valita sähköpostiviestien asetukseksi Ei koskaan yksikön esimieslistan asetuksissa.
- Esimiesten puuttuessa viesti menee pääkäyttäjälle. Jos Käyttövaltuudet -toiminto Tuntinetin lisäominaisuuksista ei ole käytössä, kaikki käyttäjät ovat pääkäyttäjiä, jolloin viesti menisi kaikille.
Ensin kannattaa tarkistaa, onko työkaveri asetettu esimieheksi yksikölle. Tämän voi tehdä lataamalla excel-listan kaikista yksikön esimiehistä Esimiehet-kohdassa Yksiköt-välilehdellä.
Ladatusta listasta on helppo tarkistaa, onko työkaveri asetettu valitun yksikön esimieheksi.
Toinen asia, mikä kannattaa tarkistaa, on että onko työkaveri pääkäyttäjä. Tämän voi tehdä Käyttäjät/Pääkäyttäjät -välilehdellä.
Sivulla on lista kaikista Tuntinetin pääkäyttäjistä.
Miten tarjoan työkohteen avoimet vuorot työntekijöille poimittaviksi?
...
Mene kohtaan "Yksiköt". Voit valita käyttäjälistalta haluamasi käyttäjät kunkin yksikön esimieheksi. Vaihtoehtoisesti voit "Käyttäjät" -välilehdeltä nimittää valitsemasi käyttäjän oman yksikkönsä esimieheksi asettamalla hänelle asetuksen "Käyttäjällä on esimiehen valtuudet yksikkönsä tietoihin".
Esimiesasemassa ollut työntekijämme on vaihtanut työpaikkaa, miten saamme lakkautettua hänelle osoitetut automaattiset viestit ja esimiestason käyttöoikeudet?
- Kun työntekijä lopettaa, hänen työkohteidensa voimassaolo tulisi merkitä päättyneeksi Käyttäjät-välilehdellä työkohdetiedoissa. Ja hänen työsuhteensa voimassaolo tulisi merkitä päättyneeksi Käyttäjät-välilehdellä työsopimustiedoissa.
- Kun työntekijä lopettaa, tulisi valita halutaanko, että hän pystyy kirjautumaan jatkossa Tuntinettiin Käyttäjät-välilehdellä Käyttäjän oikeuksissa. Tällä tavalla hän pääsee esimerkiksi tarkistamaan raporttejaan takautuvasti.
- Kun esimiestason työntekijä lopettaa, häneltä tulisi ehdottomasti poistaa käyttöoikeudet kaikista yksiköistä, joissa hänellä on oikeudet. Tämän voi tehdä Käyttäjät-välilehdellä Käyttäjän oikeuksien yksikkölistauksessa.
- Aika ajoin olisi hyvä myös tarkistaa esimiesoikeuksien olevan ajan tasalla. Tämän voi tehdä Yksiköt-välilehdellä lataamalla luettelo esimiehistä.
Kenelle käyttöön kaksivaiheinen tunnistautuminen?
...
Vinkki! Tämä asetus löytyy myös Yksikkö-tasolta jos yksikön tyypiksi on valittu Tytäryhtiö tai Muu yhtiö.
Miten saan säädettyä muistutusten tulevan vain kerran kuussa?
Jos yrityksenne palkkakausi on kuukausi, niin vaihtamalla perusasetuksista oletuspalkkakausi kuukaudeksi Palkkakauden oletusasetus -asetuksella. Tämän lisäksi aktivoimalla asetus Raporttiasetukset -> Lähetä muistutuksia vain raportointivälin päättyessä. Tällä asetuksella muistutukset lähetetään vain valitun kuukauden mittaisen raportointivälin päätteeksi.
Mikäli eri työntekijöillä on eri palkkakaudet, kunkin työntekijän henkilökohtaisen palkkakauden voi valita joko työkohde- tai työntekijätasolla.
Miten karanteenista johtuva poissaolo aktivoidaan?
Karanteenin vuoksi kirjatulle poissaololle löytyy poissaolotyyppi "Karanteeni", joka on pidetty sairauden leviämisen estämiseksi annetun viranomaisen määräyksen vuoksi. Tällainen poissaolo on palkatonta, mutta kerryttää vuosilomaa. Saat kytkettyä tämän yrityksellenne käyttöön Yrityksen perustiedoissa, kohdassa “Lomatyypit” ja palkanlaskentaan poissaolo siirtyy, kun poissaolo on valittu kohdassa “Palkanlaskentaan välittyvät lomatyypit”.
...
Asiakkaan vaihtamisen ohjeet löytyvät Työkohteen ohjeistuksesta.
Miten tehdyt työtunnit voidaan lajitella asiakkaan eri toimipisteisiin?
Mikäli asiakasyrityksellä on monta eri toimipistettä ja laskutus halutaan kohdistaa johonkin tiettyyn asiakkaan kohteeseen tai halutaan hyväksyttää tietyn asiakkaan eri kohteiden raportit asiakkaalla toimipistekohtaisesti, tulee Tuntinetissä asiakkaille tulee perustaa toimipisteitä. Laskun muodostamisvaiheessa laskut voidaan haluttaessa koostaa joko edelleen päätoimipisteelle tai tietylle toimipisteelle.
...
Miten vaihdan kirjausnäkymän?
Esimiehet sekä pääkäyttäjät voivat vaihtaa työntekijän kirjausnäkymää. Esimies voi tarvittaessa muuttaa kirjausnäkymän työntekijöille Työntekijät-sivulta.
Miten epäsäännöllistä työaikaa tekevän työntekijän arkipyhän pituus on laskettu?
Arkipyhän pituus tulee joko TESsistä kohdasta "Arkipyhäpäivän pituuden perusteena on keskimääräinen työpäivän pituus viimeiseltä kuluneelta.." tai sopivan määrityksen puuttuessa arkipyhän pituus lasketaan arkipyhää edeltäneeltä 12 viikolta. Jos työntekijä ei ole ollut töissä vielä noin pitkään niin lasketaan arkipyhän pituus siltä ajalta kun työntekijä on ollut töissä.
...
Työehtosopimuksen valintaan vaikuttaa moni asia, kuten minkä alan yritys on kyseessä. Työehtosopimuksen valintaan auttavia ohjeita löydät Työsopimusten hallinnointi - Työehtosopimuksen vaihtaminen ohjeesta.
Miksi työntekijä ei löydä aikaisemmin kirjattavissa ollutta työkohdetta kirjausvalikostaan?
- Työkohde voi olla päättynyt.
...
Jos vuorot on vahvistettu ja haluat nyt poistaa vuorot kokonaan, voit tehdä sen työvuorotilojen massamuutostoiminnolla. Massatoiminnon ohjeet löydät Suunnittelunäkymän Vuorojen tilojen muuttaminen -osiosta.
Jaoin työntekijälle kaksi toistuvaa nimetöntä vuoroa (esim. klo 7-13 ja 13-19), jolloin ne muuttuvat yhdeksi vuoroksi (7-19) ja samalla toistuvat vuorot palaavat takaisin nimettömät -riville. Miten saan tällä tavalla jaetut vuorot pysymään työntekijällä?
Perusasetukset > Yrityksen perustiedot-sivulla Työvuoroasetukset -kohdassa löytyy asetus "Toistuvat vuorot kohdistetaan työntekijöille myös paloissa", jolloin myös yhdistelmistä koostuvat vuorot katsotaan jaetuiksi työntekijöille.
| Info |
|---|
| Huom! Mikäli näin jaetuista vuoroista jää osa jakamatta, tuo jakamaton vuoron (pienikin) osa palautuu nimettömät -riville jakamattomaksi. |
Jaoin toistuvan nimettömän vuoron (esim. klo 7-19) osissa kahdelle eri työntekijälle (toiselle 7-13 ja toiselle 13-19) jolloin toistuva vuoro palasi takaisin nimettömät -riville. Miten saan tällä tavalla jaetut vuorot pysymään työntekijällä?
Perusasetukset > Yrityksen perustiedot-sivulla Työvuoroasetukset -kohdassa löytyy asetus "Toistuvat vuorot kohdistetaan työntekijöille myös paloissa", jolloin myös yhdistelmistä koostuvat vuorot katsotaan jaetuiksi työntekijöille.
...
Työntekijän voi määrittää sijaiseksi ja asettaa näkyviin silloin kun hänelle suunnitellaan vuoroja. Ohjeita sijaisten käyttöön työvuorosuunnittelun Sijaisten ohjeistuksessa.
Julkaistuihin työvuorolistoihin tulee tehtyä aina muutoksia ajan kuluessa. Miten saan näkyville alkuperäisen suunnitellun listan?
Suunnitellut työvuorolistat löytyvät suunnittelutilasta. Lisää ohjeistusta muokkaustiloista Suunnittelunäkymä-ohjeen Muokkaustila-osiosta.
Miten saan ylimääräisen työntekijän kuten äitiyslomalaisen tietyksi aikaa pois näkyvistä vuorosuunnittelussa?
Poissaolevat työntekijät saa pois työvuorosuunnittelusta joko lisävalintojen asetuksella "Näytä poissaolevat työntekijät" tai muuttamalla työntekijöiden työkohteiden voimassaoloa päättymispäivä-asetuksella. Molemmat tavat on selitetty Työvuorojen suunnittelua käsittelevässä ohjeessa.
Mistä näkee yksikön työkohteiden suunnitellut käynnit?
...
Tämän asetuksen avulla järjestelmä huomauttaa jos tietyt TES:issä määritellyt rajat ylittyvät.
Työvuorojen tulostaminen
Miten Tuntinetissä voi tallentaa työvuorolistoja PDF-muodossa niin että yhden työkohteen vuorot olisivat yhdellä sivulla? Tai ainakin niin ettei lista katkea kesken kaiken.
...
- Jos työpäivän pituus on asetettu, lyhennysvapaapäivän pituus määräytyy tämän mukaisesti.
- Jos työntekijän työsopimuksessa on sovittu vain säännöllisestä viikko- tai jaksotyöajasta tai jos työaika on epäsäännöllinen, lyhennysvapaapäivän oletuspituutena käytetään työehtosopimuksen mukaista päiväpituutta. Oletuksena siis on, että työntekijä tekee osa-aikaisuudestaan huolimatta työehtosopimuksen mukaista päiväpituutta.
- Lyhennysvapaapäivän pituus on mahdollista myös laskea työpäivien keskiarvollisen vuorokautisen pituuden perusteella. Tämä voidaan määrittää Yrityksen perusasetuksissa Palkanlaskennan lisäasetuksissa.
- Mikäli työntekijöiden lyhennysvapaapäivän pituus vaihtelee, on mahdollista sallia työpäivän pituuden määritteleminen päiväkohtaisesti kirjaamalla kellonajat lyhennysvapaapäivään (Tämä on aktivoitava erikseen, ota yhteys Tuntinetin asiakaspalveluun asiakaspalvelu@tuntinetti.fi).
Jos palkkapäivä on esimerkiksi 27.2 ja henkilölle on jo aikaisemmin tilisiirtona maksettu esimerkiksi 13.2.2017 nettona 200 euroa. Miten se pitäisi vähentää maksettavasta nettopalkasta?
...
Jakaumaraportille voi ottaa näkyviin eri tiloissa olevien vuorojen tilastot, mm. täytettyjen ja täyttämättömien vuorojen määrät. Aktivoi tilastot jakaumaraporteille työaikaraporttien Lisävalinnat -osiosta kohdasta "Näytä tilastot jakaumaraportilla".
Miten saan tietyn yksikön tietyn viikon toteutuneet työtunnit raportille?
Tietyn yksikön työtuntien jakaumaa voi tarkastella jakaumaraportilla. Jakaumaraportin asetuksista on mahdollista valita, mitä tietoja otetaan mukaan. Lisää tietoja Jakaumaraportin ohjeistuksesta.
Mistä voin tarkistaa kuinka monta prosenttia työntekijöiden työajasta käytetään laskutettavaan työhön?
Työntekijöiden työajan suhdelukuja voi tarkastella jakaumaraportilla. Jakaumaraportin suhdeluvuista näkee työtuntien jakautumisen. Lisää tietoja Jakaumaraportin ohjeistuksesta.
Milloin merkitsen arkipyhäpäivän palkalliseksi vapaaksi?
Tietyissä tilanteissa arkipyhäpäivä voi jäädä työntekijälle palkattomaksi, esimerkiksi jos keskeytymättömässä vuorotyössä arkipyhäpäivänä työntekijällä ei ole työvuoroa.
...
| Info |
|---|
Kuvan koon muuttaminen oikeaksi voi olla helpompaa tehdä jo ennen liittämistä, jos kuva on kovin iso. Jos kuvan liittäminen ei onnistu käyttämälläsi selaimella, kokeile Mozilla Firefox selainta. |
Miten määräytyy kenelle tulee hälytykset uusista saapuneista työhakemuksista?
Uusien työhakemusten hälytyksistä ja siitä kenelle ne tulevat voi lukea ohjeesta Työhakemukset - Hälytykset uusista työhakemuksista.
...
Miten Tuntinetin automaattinen vuosilomien ansainnan laskenta laskee lomat?
Tuntinetin vuosilomalaskenta laskee ansaitut vuosilomat automaattisesti. Näitä voi tarkastella työaikaraportin erittelyssä. Tarkempia ohjeita siitä, miten ohjelma suorittaa laskutoimitukset, sekä muita vuosilomalaskennan ohjeita löytyy Vuosilomat - Vuosilomien ansainnan automaattinen laskenta ohjeesta.
Muita aiheita
Miten kirjaan asiakastietoihin muistutusmerkinnän?
...
Sairauslomaraportilta löytyvään Varhaisen puuttumisen tilastointiin listataan työntekijät ja heidän sairauspoissaolonsa, jos työntekijällä on ollut vähintään 3 lyhyttä viikonloppuun tai lomaan rajoittuvaa sairautta neljän kalenterikuukauden aikana.
Onko Tuntinetistä Kanta-yhteyttä sote-alan asiakkaille?
Ei ole, koska Tuntinetti kuuluu Valviran luokan B järjestelmiin. Asiakkaalle on tarjottavissa kolme eri vaihtoehtoa Kanta-yhteyteen:
- Asiakas tallentaa tiedot suoraan Kantaan
- Asiakas tallentaa tiedot johonkin Valviran A-järjestelmään ja siirto sen kautta kantaan (Tuntinetti on Valviran B-järjestelmä)
- Asiakas teettää tietojen siirron Tuntinetistä Kantaan jonkin Valviran A-järjestelmän kautta Tuntinettiin tehdyn integraation avulla.