Palkanlaskenta > Palkkalaskelmat
Seuraavassa käydään läpi miten palkkalaskelman laatiminen Tuntinetissä tapahtuu.
Tuntinetissä työntekijän kirjaamat tunnit on mahdollista siirtää suoraan palkanlaskentaan, josta ne voi edelleen lähettää pankkiohjelmaan maksettavaksi.
Usein ihmetellään miksi kausiraportti ja palkkalaskelma näyttävät eri tietoja. Syy on, että kausiraportti noutaa tiedot viranomaisilmoituksia varten maksupäivän perusteella, ja valitulla aikavälillä voi olla useampia palkkalaskelmia. Tarkemman maksupäiväkohtaisen erittelyn saa palkkalista -näkymästä. Palkkakorttinäkymä puolestaan antaa palkansaajakohtaisen erittelyn. Palkkalaskelma puolestaan on aina yksittäinen palkkalaskelma ja hakuaikaväli kohdistuu maksupäivästä riippumatta palkkalaskelmalle merkittyyn palkkakauteen.
Aiheen käyttöohjevideo on osoitteessa: Palkan laskeminen - Tuntinetti
Palkkalaskelman laatiminen koostuu seuraavista työvaiheista:
Palkkalaskelmille ei pääsääntöisesti tehdä manuaalisia muokkauksia siksi, että mikään palkkalaskelmalle tehty muutos ei päivity työntekijän kumulatiivisiin suoriteperusteisiin tietoihin jotka vaikuttaisivat esim. vuosilomalaskentaan ja kta-laskentaan. Kaikki korjaukset tulisi siis syöttää työntekijän Työaikaraportille. Poikkeuksellisista korjauksista on tietoja tämän ohjeen kohdassa Palkkalaskelmat#Palkkalaskelman korjaus. |
Ennen maksatuslistan toimittamista pankkiin tulee muistaa tarkistaa seuraavat asiat:
Mikäli jokin näistä on nolla, vaikka työntekijällä on bruttomääräistä palkkaa, ohjelma olettaa nollauksen olevan tarkoituksella tehty ja noudattaa tätä myös jatkossa. |
Käyttäjät-välilehdelle Työntekijät-sivulla voit valita työntekijän tiedoissa Yhteystiedot-osiossa miten palkkalaskelma toimitetaan työntekijälle. Palkkalaskelman voi toimittaa kolmella eri tavalla:
Jos Tuntinetin lisäominaisuuksista on valittuna palkkalaskelman toimitusten muut vaihtoehdot, voi palkkalaskelman toimittaa iPostin välityksellä. Tämä vaatii iPostin kytkemistä tilille.
Riippuen iPost-palvelusopimuksesta, työntekijällä voi olla mahdollisus tilata palkkalaskelma sitä kautta myös verkkopalkkana omaan pankkiinsa. |
Tuntinetti antaa automaattisesti vuosi-ilmoitustiedoston mikäli kausiraportin aikaväliksi valitaan kalenterivuosi. |
Jotta palkkalaskelmaan saadaan sisältöä, täytyy työntekijän tunnit olla esimiehen hyväksymiä. Esimies voi hyväksyä työntekijän työtunteja työaikaraportilla Palkanlaskennan työaikaraportit-välilehdellä.
Työaikaraporttien käytöstä ja valinnoista löytyy tarkempia lisäohjeita ohjeessa Palkanlaskennan työaikaraportit ja työtuntien hyväksymisestä löytyy lisäohjeita saman ohjeen kohdassa Hyväksy- ja laskuta-painikkeet. |
Palkanlaskennan työaikaraportit-välilehdellä valitaan ensin haluttu aikaväli ja haluttu työntekijä.
Tämä avaa työntekijän tehdyt työtunnit valitulle aikavälille. "Hyväksy"-painikkeen painaminen jäädyttää raportin kaikki tunnit valittuun päivämäärään asti. Kirjausten jäädyttäminen ennen palkanmaksua on suositeltavaa, jotta niihin ei voi tehdä muutoksia sen jälkeen kun palkka on maksettu. Painikkeiden värit muuttuvat sen mukaisesti, missä tilassa tunnit ovat, esimerkiksi painike on harmaa, kun kaikki työtunnit ovat hyväksyttyjä.
Palkkalaskelmia tulee muodostaa vain palkkakausille, joiden työaikamerkinnät esimies on tarkistanut, hyväksynyt ja jäädyttänyt muutoksilta. Työaikojen hyväksyminen tapahtuu työaikaraportilla, josta voi lukea lisää Palkanlaskennan työaikaraportit -ohjeen Hyväksy- ja laskuta-painikkeet -osiossa. |
Palkkalaskelman luominen tapahtuu Palkanlaskenta-välilehdellä. Ensin valitaan kausi tai aikaväli, jolle palkkalaskelma halutaan laatia. Tämän jälkeen valitaan työntekijä asianmukaisesta yksiköstä alla olevissa ikkunoissa.
Valikoista voi valita kerrallaan useita yksiköitä tai työntekijöitä. Tällöin eri työntekijöiden laskelmat avautuvat allekkain. Peräkkäisiä rivejä voi valita maalaamalla hiirellä tai SHIFT-painikkeella ja yksittäisiä rivejä CTRL-painikkeen avulla. |
Uuden palkkalaskelman voi luoda "Luo uusi"-painikkeella.
Palkanlaskentajaksolle annetaan nimi ja valitaan palkanmaksupäivä.
Seuraavaksi valitaan palkkapohjan tyyppi ja palkkakauden pituus sekä työntekijän tilinumero.
Tässä palkkalaskelmalle asetettavia muita tietoja valintoineen:
Suorituslajin valinta on tärkeää huomioida erityisesti, kun kyseessä on yrittäjä tai esimerkiksi ulkomailla työskentelevä henkilö, koska tieto vaikuttaa työntekijän veroilmoitukseen. |
Verokortin lisäämisestä tämän ohjeen kohdassa Verokortin lisääminen palkkalaskelmaan.
Yhteenvedon työtunneista saa siirtämällä hiiren kysymysmerkki-painikkeelle (). Painiketta painamalla saa näkyviin työtuntien yksityiskohtaiset tiedot.
Palkan voi merkitä maksetuksi "Vahvista maksuun"-painikkeen avulla. Tämän jälkeen tietoja ei voi enää muokata.
Useampia palkkalaskelmia, jotka on valmiiksi vahvistettuja maksuun, on mahdollista luoda "Maksa valitut"-painikkeella.
Jotta tämä painike näkyisi, täytyy olla valittuna työntekijä tai työntekijöitä, joilla on palkkalaskelmia edellisellä palkkakaudella, mutta ei ole vielä laskelmaa valitulla kaudella. |
Tuntinettiin on myös mahdollista liittää iPost -palvelu, jolloin voit lähettää palkkalaskelmat kirjeitse. Jos haluat palvelun käyttöön, voit ottaa yhteyttä Tuntinetin asiakaspalveluun. |
Palkkalaskelmille ei pääsääntöisesti tehdä manuaalisia muokkauksia siksi, että mikään palkkalaskelmalle tehty muutos ei päivity työntekijän kumulatiivisiin suoriteperusteisiin tietoihin jotka vaikuttaisivat esim. vuosilomalaskentaan ja kta-laskentaan. Kaikki korjaukset tulisi siis syöttää työntekijän Työaikaraportille. Palkkalaskelmalta tiedot siirtyvät edelleen pankkiin, veroihin ja eläkkeisiin. Palkkalaskelmalle ei saisi syöttää muuta kuin palkkaennakko tai ylisuoritus -tyyppisiä neutraaleja maksunoikaisuja. Erityisesti bonukset ym. tulisi kirjata työaikaraporteille kululajeina, jotta ne tulevat huomioitua oikein keskituntiansioissa, lomalaskennassa ja palkkatodistuksissa. Myös palkan korjaus voidaan syöttää työaikaraportille, mutta silloin täytyy huomata käyttää kululajin tyyppinä nimenomaan palkan korjausta, jotta se ei vaikuttaisi kta- ja vuosilomalaskentoihin (palkan korjauksessa oletuksena on aina, että suoriteperusteinen työaika-Aineisto on jo korjattu ajan tasalle, ja palkan korjauserä on vain sitä vastaava maksusuoritus joka halutaan viedä palkkalaskelmalle). Jos olet jo laatinut valmiin palkkalaskelman ja palkkatietoa tulee vielä päivittää esimerkiksi yleiskorotuksen vuoksi, vanha palkkalaskelma on poistettava ja korvattava uudella. Tämä on tarpeen, koska vain uusi palkkalaskelma sisältää päivitetyt palkkatiedot. |
Poikkeuksia, joita voidaan tarvittaessa palkkalaskelmille manuaalisesti muokata:
Tavallisia rivejä voi korjata helposti miinustamalla sama rivi tulevassa palkkalaskelmassa, tai oikaisemalla alkuperäisen laskelman kuten on suoraviivaisin mahdollisuus ennakonpidätyksen oikaisussa, jota ei käsin voi muokata.
Korjatessa jo maksettuja palkkalaskelmia, tulee korjaukset aloittaa aina viimeisimmästä palkkalaskelmasta, ja täsmäyttää korjatut palkkalaskelmat tililtä lähteneisiin euroihin.
Esimerkki 1: Työnantaja on maksanut työntekijälle liian vähän palkkaa (välillä 1.-30.6) koska työntekijän veroprosentti on ollut virheellisesti liian iso. Tämä korjataan seuraavalla tavalla.
Esimerkki 2: Tässä esimerkissä korjataan työntekijälle virheellisesti käsiteltyä vähennystä (200 eur). Työntekijälle on käsitelty kaksi palkkalaskelmaa, toinen on palkkakaudesta (16.-30.11.) missä virheellinen vähennys on käsitelty, ja toinen on korjauslaskelma (30.11.).
Pääkäyttäjä voi peruuttaa palkkalaskelman maksamattomaan tilaan "Peruuta maksamattomaan tilaan" -painikkeella. Tämän jälkeen palkkalaskelmaan voidaan tehdä muutoksia.
Palkkalaskelmia voidaan peruuttaa vain yksi palkkalaskelma kerrallaan. Ne ovat vuosi kerrallaan peräkkäin maksuunvientihetken perusteella ja vain verovuoden viimeisimpänä maksuun hyväksytty palkkalaskelma voidaan peruuttaa. Jos halutaan peruuttaa useampia palkkalaskelmia maksamattomaan tilaan, täytyy ne peruuttaa yksitellen viimeisimmästä taaksepäin.
Palkkalaskelman peruuttamisessa vain maksuunvientihetki merkitsee. Eli maksupäivät tai palkkakauden päivämäärät eivät vaikuta peruuttamiseen, koska vuosittaiset verot lasketaan siinä järjestyksessä kun palkat merkitään maksuun. Viimeisimmän palkkalaskelman ennakonpidätys perustuu saman vuoden aiemmin maksuun merkittyihin palkkalaskelmiin. |
Ensin valitaan aikaväli ja halutut työntekijät. Kun valinnat on tehty, vasemman alareunan "Valitse palkkakortti"-alasvetovalikkoon tulee valinnat aikavälille osuvista palkkalaskelmista.
Voit myös suodattaa työntekijöitä palkkaustavan, työehtosopimuksen, sekä palkkauspäivän perusteella. "Kuukausipalkkaisen palkkalaskelmalle muodostetaan" -valikosta voit määrittää, miten kuukasupalkkaisten palkkalaskelmat luodaan.
Mikäli laskelmaa ei ole tarpeen tarkastella, vaan on tarkoitus ladata palkkalaskelmia tiedostoina, voi merkitä "Ei palkkalaskelmia ruudulle"-valinnan aktiiviseksi toiminnan vauhdittamiseksi
Verokortin palkkalaskelmaan pystyy lisäämään "Verokortin alkupäivä"-kohdassa "Luo uusi"-painikkeella. Tämä avaa ikkunan, johon merkitään verokortin tiedot.
Tämä on tärkeä valinta huomioida erityisesti, kun kyseessä on yrittäjä tai esimerkiksi ulkomailla työskentelevä henkilö, koska asetus vaikuttaa työntekijän veroilmoitukseen. |
Katsotaan seuraavaksi miten nämä asetukset asetetaan eri verokorteille.
Täytetyt tiedot voi tallentaa painikkeella "Tallenna tiedot ja sulje", minkä jälkeen ne päivittyvät järjestelmään ja verotiedot säilyvät järjestelmässä seuraavia palkkalaskelmia varten. Niitä voi tarvittaessa muokata "Muokkaa"-painikkeella.
Voit seuloa palkkarivejä syöttämällä hakusanoja "Suodata palkkarivejä" -kenttään. Näin löydät etsimäsi palkkarivit nopeammin.
Laskelman palkkarivejä voi muokata klikkaamalla halutun rivin nimeä. Tämä aukaisee palkkarivin tiedot uuteen ikkunaan, jossa tiettyjä arvoja voi muokata rivityypistä riippuen. Rivistä voi myös tehdä kopion tai poistaa sen kokonaan.
Riviltä voi muokata sen nimeä ja sen ilmoittamaa lukua, jonka tyyppi voi olla summa, prosenttiosuus, tai laskukaava. Rivin tyyppiä on myös mahdollista muuttaa "Rivityyppi"-alasvetovalikosta.
Ulosotolle löytyy valikosta omat asetukset. "Toistuvaistulon ulosotto" -valinnan ollessa valittuna voit määrittää ulosoton suojaosuuden "Määrä" sekä "Yksikköhinta" -kohtiin.
Muutokset voi tallentaa palkkalaskelmaan painamalla "Ok"-painiketta.
Jotta liukumasaldon muutoksen saa näkyviin palkkalaskelmassa, tulee se asettaa käyttöön yrityksen asetuksista sekä kirjata työntekijän kertyneisiin lomiin. Liukumasaldon saa näkyviin seuraavasti:
Kun työntekijälle maksetaan sairausloman ajalta palkka, työnantajalla on oikeus saada Kelalta sairauspäiväraha. Joidenkin työehtosopimusten mukaan voidaan menetellä myös niin, että työntekijä itse hakee itselleen Kelan sairauspäivärahan, jolloin työnantajalle riittää maksaa päivärahan ja palkan erotus.
Kun Kela tai vakuutusyhtiö maksaa sairauspäivärahaa työnantajalle, voi työnantaja tehdä päivärahasta sosiaaliturvamaksun oikaisun. Sosiaaliturvamaksu tulee oikaista samalta kalenterivuodelta ilmoitettavasta sosiaaliturvamaksusta. Sotu-oikaisun vähennys lasketaan sen maksuvuoden sotu-prosentilla, jota päivärahajakso koskee.
Työnantaja on maksanut työntekijälle sairausajan palkkaa marraskuussa 2016. Kela maksaa 14.1.2017 työnantajalle edellistä vuotta koskevaa päivärahaa 700 euroa. Työnantaja laskee päivärahasta sosiaaliturvamaksun oikaisun (ns. sotuvähennyksen) maksuvuoden 2016 sotuprosentin mukaan, eli 700 x 2,12 % = 14,84 eur.
Tuntinettiin Kelan tai vakuutusyhtiön työnantajalle hyvittämä summa (esimerkissä 700 eur) kirjataan alkuperäisen palkan maksupäivälle palkkariville Kelan tai vakuutusyhtiön maksama päivärahakorvaus.
Tuntinetti huomioi sosiaaliturvamaksun alennuksen palkkalaskelmalla olevalla sosiaaliturvamaksun määrää osoittavalla rivillä sekä verottajaa varten muodostettavan kausiveroilmoituksen kohdassa 610. Vuoden päätyttyä muodostettavalle verohallinnon vuosi-ilmoitukselle vähennyksen määrä tulostuu kohtaan 631.
Jos palkkalaskelmat toimitetaan Tuntinettiin, työntekijä löytää palkkalaskelman Palkanlaskenta - välilehden alta. Automaattisesti sähköpostitse lähtevä palkkatiedote ohjeistaa samalla työntekijälle, missä ja miten palkkalaskelmat on selattavissa:
Työeläkevakuutusmaksu | 2024 | 2023 | 2022 | 2021 | 2020 | 2019 | 2018 | 2017 | 2016 |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
TyEl-maksu, perusmaksu | 25,12 % | 25,3 % | 25,85 % | 24,8 % | 25,3 % | 25,2 % | 25,3 % | 25,10 % | 25,10 % |
työntekijän osuus,17–52 -vuotiaat (Ikä muuttuu) | 7,15 % | 7,15 % | 7,15 % | 7,15 % | 7,15 % | 6,75 % | 6,35 % | 6,15 % | 5,70 % (18-52-vuotiaat) |
työntekijän osuus, 53 – 62 -vuotiaat | 8,65 % | 8,65 % | 8,65 % | 8,65 % | 8,65 % | 8,25 % | 7,85 % | 7,65 % | 7,20 % (53-67-vuotiaat) |
työntekijän osuus, 63 – 67 -vuotiaat | 7,15 % | 7,15 % | 7,15 % | 7,15 % | 7,15 % | 6,75 % | 6,35 % | 6,15 % | 7,20 % (53-67-vuotiaat) |
Työnantajamaksujen oletusarvoja yritykselle pystyy muuttamaan Palkanlaskennan alla Asetukset-välilehdellä. Tällä sivulla on mahdollisuus asettaa yksikkötasoiset oletusarvot tytäryhtiöille ja muille yksiköille, jotka ovat palkanmaksajia yritystasolla.
Työnantajamaksujen oletusarvot on eritelty sivulla ja niitä voi muokata takautuvasti hakemalla arvot halutulla alkupäivällä.