Työaikaraportit > Laskutusraportit asiakkaittain
Seuraavassa tutustutaan miten voit katsella, koostaa ja tulostaa asiakaskohtaisia laskutusraportteja. Työntekijöiden kirjaamista työtunneista on Tuntinetissä mahdollista koostaa laskutusraportteja. Jos työkohteisiin on liitetty asiakkaita ja tunnit on kirjattu asiakaskohtaisesti, myös laskutusraportteja voi tarkastella asiakkaittain. Raportin voi tulostaa esimerkiksi asiakkaalle lähetettävän laskun liitteeksi.
Laskutusraporteista asiakkaittain löytyy myös käyttöohjevideo osoitteessa: Laskutusraportit asiakkaittain - Tuntinetti
Valitse ensin kausi tai aikaväli, jonka tiedot haluat nähdä. Esikatseluasetuksista riippuen kausi/aikaväli -valinta päivittyy automaattisesti tai joudut painamaan "Näytä kausi" tai "Näytä aikaväli".
Esikatseluasetuksista voi määrittää miten esikatselun halutaan päivittyvän:
Asiakkaita ja työkohteita voi tarvittaessa suodattaa ja rajata:
Lisää suodatusvaihtoehtoja löytyy "Lisävalinnat" valikosta.
Päätoimipisteiden näkymistä asiakaslistalla voi muuttaa seuraavilla valinnoilla:
Mikäli "Sisällytä alitoimipaikat päätoimipisteisiin" ja "Koosta asiakkaat" on valittu, voi asiakkaat "Koosta asiakkaat päätoimipisteen mukaan" valinnalla koostaa päätoimipisteen mukaan.
Lisävalinnat-valikosta löytyy lisää tapoja lajitella ja suodattaa raportissa näytettäviä tietoja. Lisävalinnat tarjoavat monipuoliset mahdollisuudet muokata raportti omia tarpeita vastaavaksi.
Valitse valikoista ensin haluamasi asiakas/asiakkaat ja sitten työkohde/-kohteet, joiden tiedot haluat raportille.
Valikoista voi valita kerralla useita rivejä. Peräkkäisiä rivejä voi valita maalaamalla hiirellä tai SHIFT-näppäimellä ja yksittäisiä rivejä CTRL-näppäimen avulla. |
Raportit aukeavat automaattisesti alas, jokainen omaan taulukkoonsa, jos esikatseluasetukseksi on valittu "Päivitä automaattisesti". "Päivitä näytä-painikkeesta" esikatseluasetuksen ollessa valittuna muista painaa näytä-painiketta työntekijöiden valinnan jälkeen, jotta raportit saa näkyviin.
Jos koostamistoimintoja ei ole valittu, yhdessä taulukossa näkyvät tunnit, jotka yksi työntekijä on kirjannut tietyn asiakkaan tietylle työkohteelle.
Mikäli ylityömääräys on asetettu koskemaan myös laskutusraporttia ja ohjelmalle on kerrottu millä laskentasäännöllä asiakaslaskutettavat ylityöt eritellään, näkyy ylityötunnit eriteltynä raportissa.
Ylityömääräyksiä pääset muuttamaan "Käyttäjät" tai "Työkohteet" -välilehdeltä. Lisää ylityömääräys valitsemasi työntekijän työkohteeseen. Ylityöt eritellään laskutusraportille automaattisesti, kun ylityömääräys valitaan koskemaan laskutusraporttia tai laskutusraporttia ja palkkaa. Valitse myös ylitöiden erittelyssä käytettävä tuntitaksojen laskentaehto. Kun työntekijälle annetaan määräaikainen ylityömääräys, riittää kun työntekijä kirjaa kokonaistyöajan aina vain yhteen kertaan. Ylityömääräyksen voimassaoloajalta Tuntinetti erittelee ylityöt laskutusraportille automaattisesti annetun tuntitaksojen laskentaehdon mukaan. Ohjevideo ylityömääräysten lisäämisestä löytyy täältä: Ylitöiden laskutuserittely -ohjevideo |
Kun pitää hiiren kursoria -painikkeen päällä, on mahdollista nähdä laskutusraportin palkkaraportin yhteenveto. Kun -painiketta painaa, avautuu ikkuna, jossa henkilön palkanlaskennan työaikaraportin täydelliset tiedot näkyvät taulukossa. |
Koostaminen helpottaa erityisesti laskutusraporttien muodostamista. Valitsemalla "Koosta työkohteet" ja "Koosta asiakkaat" yhtä aikaa, saat kaikkien työntekijöiden tietylle asiakkaalle tekememät työkohteet ja tunnit samaan taulukkoon.
"Koosta työkohteet" -toiminnon avulla kaikkien työntekijöiden tietylle kohteelle kirjaamat tunnit voi koostaa samaan taulukkoon.
"Koosta asiakkaat"-toiminnon avulla saat tietyn työntekijän tietylle asiakkaalle tekemät kaikki työkohteet näkymään samassa taulukossa. Työkohde näkyy tällöin omassa sarakkeessaan.
Mikäli "Sisällytä alitoimipaikat päätoimipisteisiin" ja "Koosta asiakkaat" -valintaruudut on valittu, voi asiakkaat koostaa päätoimipisteen mukaan "Koosta asiakkaat päätoimipisteen mukaan"-toiminnolla. Näin saadaan koostettua lasku päätoimipisteelle.
Kirjatut tunnit saa eriteltyä työntekijäkohtaisesti lisäämällä valinnan kohtaan "Näytä työntekijöiden nimet raportilla". Tunnit kirjanneen työntekijän nimi näkyy osana töiden kuvausta.
Asiakaskohtaiset valinnat voi tallentaa painamalla "Muista asiakaskohtaiset suodatukset"-linkkiä. Toiminnon jälkeen kyseisen asiakkaan valinta palauttaa automaattisesti nyt valitut suodatukset. Tässä on huomattava että nämä tallennettu suodatukset aktivoituvat myös vaikka valinnassa olisi mukana muita asiakkaita.
Suodatuksia voi myös muuttaa ja tallentaa uudelleen.
Asiakaskohtaiset suodatukset voi tarvittaessa ohittaa poistamalla rastin kohdasta [x] muista asiakaskohtaiset suodatukset.
Raportin tietoja voi muokata valitsemalla yksittäisen kohdan (Kynä-ikoni).
Kulukirjauksia pääsee asettamaan klikkaamalla "Tehtyjen töiden kuvaus ja kulut"-kenttää halutun päivän kohdalta. Kirjatut kululajit näkyvät tallentamisen jälkeen taulukossa ja raportin erittelyssä.
Tarvittaessa kellokorttileiman voi lisätä manuaalisesti "Lisää leima"-linkistä. Työaikaraportin muokkaus-ikkunan kautta voi tarvittaessa tulostaa myös matkalaskun "Tulosta matkalasku"-painikkeesta (HUOM! Vain jos yrityksellä on käytössä Matkalaskujen kirjaaminen -lisäominaisuus).
Mikäli kannattavuuden mittarit -lisäominaisuus on käytössä, näkyy täällä kannattavuuslaskelma ja pylväsdiagrammi. Kannattavuuslaskelma on erityisen hyödyllinen silloin, kun yrityksen liikevoitto syntyy laskutettavasta työstä. Kannattavuuslaskelma muodostetaan työntekijöiden ja työkohteiden laskutus- ja omakustannehintojen perusteella.
Voit lisäksi valita "Näytä kannattavuusgraafit aikojen alusta"-valintaruudun "Lisävalinnat"-osiosta, nähdäksesi myös kannattavuusdiagrammin aikojen alusta.
Kannattavuuden mittarit, kuten muitakin lisäominaisuuksia voi ottaa käyttöön Perusasetukset-välilehden Tuntinetin lisäominaisuudet -välilehdeltä. Tarkemmat ohjeet kannattavuuslaskelmien käytöstä löydät Kannattavuusanalyysi ohjeesta sekä käyttöohjevideosta: Kannattavuusdiagrammi. |
Raportin värien selitteet näet viemällä hiiren raporttien alkuun "Valitulle aikavälille kirjattujen työtuntien erittely:" tekstin päälle, jolloin aukeaa "Raportin värien selitteet"-inforuutu.
Valmiin raportin voi hyväksyä Hyväksy-painikkeen avulla. Hyväksyminen jäädyttää tunnit esimerkiksi palkanlaskentaa varten, jolloin niitä ei voi enää muokata. Tunnit ja lisätiedot voi hyväksyä erikseen.
Klikkaamalla Hyväksy-painiketta raportin tunnit tulevat hyväksytyiksi kyseiseen päivämäärään asti.
Hyväksynnän voi halutessaan perua painamalla Hyväksytty-painiketta.
Hyväksyntäpainikkeiden värien merkitys:
|
Raportti voidaan merkitä laskutetuksi painamalla Laskuta-painiketta. Laskuta-painike näkyy vain, jos asiakkaalle tai työkohteelle on asetettu laskutushinta (tuntihinta tai hinnasto). Lisätietoa niiden asettamisesta löytyy Työkohteet- ja Asiakkaat CRM -välilehtien ohjevideoista (Laskutus ja hinnoittelu -ohjevideo ja Asiakkuudet-ohjevideo) ja käyttöohjeista (Laskutus ja hinnoittelu ja Asiakkuudet).
Laskutusraportille saa näkyviin euromääräiset hinnat Laskutushinnat lisävalinnalla.
Tuntinetti laskee laskutusraportin euromäärät käyttäen tarkkoja tuntimääriä, vaikka raportilla työaika näkyy kahden desimaalin tarkkuudella.
Tarkka tuntimäärä tarkoittaa murtolukumuotoista lukua. Esimerkiksi 8 tuntia ja 35 minuuttia on kahden desimaalin tarkkuudella 8,58 tuntia, mutta tarkasti ottaen se on 8 ja 35/60 tuntia eli 8,583333... tuntia. Tämä periaate täytyy ottaa huomioon omia laskelmia tehtäessä.
Kätevä keino nähdä työajat raportilla suoraan minuutin tarkkuudella on kytkeä lisävalinta Erittele työaikojen pituudet myös kellonaikoina päälle. Tämä näyttää työtunnit tunteina ja minuutteina, kuten alla olevassa kuvassa näkyy. Asiakkaalle hyväksyntälinkin kautta lähetetyissä asiakasraporteissa tämä erittely on aina päällä. |
Esimerkkilaskelma
Työntekijän laskutettava hinta on 10,50 euroa ja hän on tehnyt töitä 8 tuntia ja 35 minuuttia.
Oikea laskutapa on: 10,50 x (8 + (35/60)) = 90,125. Mikä on pyöristettynä kahden desimaalin tarkkuudella 90,13 euroa.
Raportti voidaan ladata eri tiedostomuodoissa: pdf (
), doc ( ), xls ( ) ja csv ( ). Lisäksi raportin voi avata uuteen ikkunaan tulostusta varten ( ).Ylhäältä löytyy monia painikkeita, joilla voidaan viedä raporttien tiedot eri ohjelmiin. Tutustu tarkemmin eri vaihtoehtoihin viemällä hiiri painikkeiden ylle, jolloin aputeksti tulee näkyviin.
Ylhäältä löytyvät painikkeet:
Tarkemmat ohjeet laskutettavien tuntien siirrosta raportilta suoraan ulkoiseen laskutukseen löytyy täältä. |
Tuntinetissä on kolme vaihtoehtoista asiakashyväksyntäprosessia:
1. Oletuksena omassa yrityksessänne työaikaraporteista vastuussa olevan esihenkilön hyväksyntä on määräävä. Asiakas näkee vain esihenkilönne jo kertaalleen hyväksymät tunnit.
2. Vaihtoehtoisessa prosessissa asiakas voi hyväksyä myös oman esihenkilönne ennestään hyväksymättömiä tunteja, tarkoituksena korvata tarve oman esihenkilönne hyväksynnälle.
Jälkimmäistä prosessia käytetään usein yhdessä perusasetuksen 'Hyväksytetäänkö tunnit työntekijöillä' siten, että työntekijän hyväksynnän seurauksena, lähtee hyväksymispyyntö tunneista asiakkaalle automaattisesti ilman yrityksen omalta esihenkilöltä vaadittavia välitoimenpiteitä.
3. Jos tunnit lähetetään asiakkaalle hyväksyttäväksi muokattavassa olevassa muodossa, tulee asetukset olla seuraavat:
Yrityksen perustiedoissa
Asiakkaan tiedoissa
Huomioitava myös seuraavat asiat
Sellaisten työntekijöiden/työkohteiden tunnit eivät näy hyväksyjälle, joiden asetuksissa toteutuvat seuraavat ehdot:
Nämä ehdot varmistavat sen, että hyväksyttäväksi menee vain tunteja joissa on merkittynä alkamis- ja loppumisaika.
Lisäksi jos asiakashyväksynnästä halutaan vahvistus sähköpostiin, tulee yrityksen tiedoissa olla valittuna asetus Asiakashyväksynnät välitetään esimiehille: Kyllä.
Raportin tunnit voi tarvittaessa lähettää hyväksyttäväksi valitulle asiakkaalle sähköpostipainikkeen avulla (). Asiakas saa sähköpostitse linkin, jonka avulla hän pääsee hyväksymään tunnit. Toiminnon käyttö edellyttää, että Kirjausten hyväksyminen -lisäominaisuus on käytössä. Valittuna voi olla kerralla useita asiakkaita, sillä jokaisen asiakkaan raportti lähetetään erikseen.
Hyväksyttäväksi lähetys:
Tarkemmat ohjeet tuntikirjausten hyväksyttämisestä asiakkailla löydät Ohjeet -välilehdeltä ja demovideosta. |
Kun raportti lähetetään asiakkaalle hyväksyttäväksi, näytetään raportissa tunnit myös kellonaikoina.
Jos Perusasetuksissa yrityksen perustiedoissa on valittu käyttöön Työntekijän hyväksynnästä raportti asiakkaalle, aukeaa Työaikaraportit-välilehdelle uusi alalehti, Tuntilomakkeet.
Tuntilomakkeet-välilehdellä voi tehdä hyväksyttäviä tuntiraportteja, jotka lähetetään suoraan palkanlaskentaan osapuolien (Työntekijä, esimies ja asiakas) hyväksymisen jälkeen.
Tuntiraportit lähetetään asiakkaan hyväksyttäväksi ylänurkan viesti-ikonista.
Jos kotihoidollisessa työssä tarvitaan tilastotietoa asiakaskäyntien määrästä, niin tilastot saadaan ajettua “Laskutusraportit asiakkaittain”-välilehdeltä.
Raportin lataus:
Asiakaskäyntien kokonaismäärä löytyy Excelin "Yhteensä Kappalemäärä" -sarakkeesta.