Notification obligation shortly

In July 2014 a new notification obligation concerning building contracts and construction workers came into effect. Especially construction contractors now have to provide more information to the tax authorities. Also the construction customers, such as contractors and housing cooperatives, have new notification obligations.

It is important to do these obligations responsibly from the start. If the one who is obligated doesn't deliver all of the needed information or delivers incorrect information, they can end up having to pay a neglience fine which can be up to 15 000 euros.

Handling information can produce more work and costs but with a suitable software the effects can be minimized.

Who does the notification obligation concern?

The notification obligation is divided to two different parts: contract information and employee information. The contract information has to be delivered from every construction services that are included in the Value Added Tax Act. Employee information has to be delivered from work that is done in a shared construction site.

The subscriber of the construction work, usually the constructor, is obliged to deliver the construction site's information to the tax authorities. When ordering construction services, a housing cooperative is also counted as a construction subscriber.

The notification obligation concerns also households, but only when the work that is done needs a construction permit.

So what does the notification obligation mean in practice?

Especially collecting employee information demands careful accounting. The main executor has to keep documents of every person working on the construction site, including those who don't work for him, and deliver their information to the tax authorities monthly. The information has to have information concerning all of the people working there. Including those who don't do actual construction work, such as cleaners, guards, office workers.

The documents need to be up-to-date and easily inspected by the authorities. The employees working on the construction site need to have a identifier with a picture, which has their tax id. Any subcontractors working on the site have to deliver their employee information to the main contractor.

With our automatic work time management solution, carrying out these obligations requires little to none extra work. The necessary information are compiled from the work time management systems and are sent to the tax authorities with a few mouse clicks.

Read more about the work time management solutions of construction business and the notification obligation.

Ohje konekielisen ilmoitusaineiston toimittamiselle verottajalle Tuntinetin avulla

1. Aloitetaan syöttämällä työntekijälle veronumero, joka voidaan tehdä Käyttäjät-sivulla. Veronumero on 12 merkkiä pitkä.

Kayttajat / perustiedot_veronumero.png

A guide on how to deliver the necessary information to the tax authorities in Tuntinetti

1. Let's start with entering a tax id to the employee. This can be done in the Users tab. The tax id is 12 digits long.

Kayttajat_en / basic-information_tax-id.png

You can check if the tax id is correct here: http://www.vero.fi/vere/Tarkistus/VeronumeronTarkistus.aspx

2. Syötetään Työkohteen perustietoihin joko Tilaajan/päätoteuttajan työmaanumero tai Tekninen Työmaatunniste rakennusalan tiedonantovelvollisuus.

Tyokohteet / perustiedot_tyomaanumero.png

Nämä tunnisteet saat pääurakoitsijalta tai työn tilajaalta.

3. Verottajan ilmoituksessa työmaan osalta tulee ilmoittaa myös työmaan osoitetiedot. Tuntinetti hakee tiedot työkohteen asiakkaalta.

Valitaan työkohteelle asiakasEnter the Buyer construction site id number or Construction site id for reporting in the project's basic information in the Projects tab.

Tyokohteet_en / basic-information_construction-site-id.png

You can get these identifiers from the main constructor or the subscriber.

3. In the tax notification you should also inform the address of the construction site. Tuntinetti gets the information from the project's customer.

Select a customer for the project.

Tyokohteet / asiakkaat_asiakkaiden-maara.png??

HUOM: Mikäli työkohteelle on jo ehditty kirjata työtunteja ennen asiakkaan lisäämistä, ilmoita sähköpostitse tuntinetin asiakaspalveluun asiakaspalvelu@tuntinetti.fi joka voi päivittää asiakastiedon aikaisempiin työaikamerkintöihinIf the project already has work hours before adding a customer, you should inform Tuntinetti's customer service via email asiakaspalvelu@tuntinetti.fi. They can update the customer information to the earlier work hours.

4. Verottajalle ilmoitetaan yrityksesi nimi, y-tunnus sekä yhteystiedot. Nämä löytyvät yrityksen perustiedoista.

Varmistetaan, että yrityksesi perustiedot ovat ajan tasalla.

Perusasetukset / yrityksen-perustiedotThe notification to the tax authorities must include your company name, business id and contact information.

Confirm that your company's basic information is up-to-date.

Perusasetukset_en / companys-basic-information.png

5. Mikäli käytätte vuokratyöntekijöitä, vuokratyöntekijöiden tiedoissa tulisi lukea työsopimuksessa (mikäli työsopimus annettu) tieto Laskuttaa ja lisäksi työntekijän Oletusasiakkaaksi tulisi merkitä vuokratyöntekijän työnantajayritys.

Varmistetaan nämä tiedot.

If you use a agency workers, their work contract should have the Bill information set and the employee's default customer should be the employee's employer company.

Make sure these are correct.

Kayttajat / kayttajan-sijoittuminen-organisaatioon_asiakas.png 

 
Kayttajat / tyosopimushistoria_laskuttaa.png 

6. Ilmoitustiedoston muodostaminen.

Siirrytään Työaikaraportit -> Laskutusraportit työkohteittain –sivulle.

Forming a notification file.

Go to the Time reports → Billing reports by project tab. 

Tyoaikaraportit / laskutusraportit-tyokohteittain_en / billing_reports_by_project.png

Valitaan näkyviin vain voimassaolevatSelect only valid to be shown.

Tyoaikaraportit_en / vainonly-voimassaolevatvalid.png

Valitaan työkohteet, jotka haluat mukaan verottajalle tehtävään ilmoitukseen.

Klikkaa rakennusalan tiedonantovelvollisuuden ilmoitustiedoston latauspainiketta.

Tyoaikaraportit / rakennusalan-tiedonantovelvollisuus_ilmoitustiedoston-lataamispainike.png

Mikäli olet ilmoittamassa valitun kuukauden tietoja ensimmäistä kertaa, valitse perusilmoitus.

Kohdekuukauden ensimmäinen ilmoitus on ilmoitustyypiltään perusilmoitus, jolle verottaja luo ilmoitustunnuksen eikä ilmoitustunnusta tarvitse perusilmoituksen yhteydessä antaa. Kun olet antanut perusilmoituksen, saat verottajalta vahvistuksen mukana ohjelmallisesti muodostetun yksilöllisen ilmoitustunnisteen ja vahvistuksen ilmoituksen antamisajankohdasta. 

Tyoaikaraportit / rakennusalan-tiedonantovelvollisuus_valitse-toimenpide_perusilmoitus.png

Mikäli olet tekemässä täydennys- muutos- korjaus- tai poistoilmoitusta, valitse korjaus tai poisto.

Korjauksen tai poiston yhteydessä tulee ilmoitusta muodostettaessa antaa viitteeksi sen perusilmoituksen tunnus, jonka tietoja halutaan päivittää verottajan suuntaan.

Tyoaikaraportit / rakennusalan-tiedonantovelvollisuus_valitse-toimenpide_korjausilmoitus.png

7. Ilmoitustiedoston toimittaminen verottajalle.

Verottajalta löydät tarkemmat ohjeet ilmoitustiedoston toimittamiseksi verottajalle Katso-tunnuksilla:

Opasvideo Ilmoitin.fi-tiedoston lähettämiseen https://www.dreambroker.com/channel/85pp1zoe/9nx2csyz

Lisätietoa http://www.vero.fi/fi-FI/Yritys_ja_yhteisoasiakkaat/Rakentamisilmoitukset